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软通动力IT行业档案管理制度汇报人：XX2023-12-22

档案管理制度概述档案管理机构与职责档案收集与整理档案保管与利用档案安全与保密监督检查与考核评估持续改进与发展趋势

档案管理制度概述01

确保公司档案得到妥善保管，提高档案利用效率，降低档案管理成本。规范档案管理维护公司利益促进公司发展通过档案管理，保护公司的知识产权和商业秘密，维护公司的合法权益。为公司决策提供可靠的依据和参考，推动公司的可持续发展。030201目的和意义

包括公司各部门的业务档案、人事档案、财务档案等。公司内部档案与合作伙伴、客户等相关的合同、协议、往来函件等档案。外部合作档案符合国家法律法规和行业标准的档案管理要求。法律法规要求适用范围

指公司在经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案定义根据档案的性质、内容和载体等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等不同类别。档案分类档案定义与分类

档案管理机构与职责02

设立专门的档案管理部门，负责全面管理和监督公司的档案工作。档案管理部在各部门设立档案室，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用。档案室档案管理部门设置

负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案工作，确保档案的安全、完整和有效利用。负责档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、销毁等具体工作，确保档案的规范管理和提供利用。档案管理岗位职责档案员档案主管

负责本部门档案的收集、整理和移交工作，协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。各部门负责档案管理系统的开发和维护，提供技术支持和培训，确保档案管理的高效运作。IT部门根据工作需要，提供必要的支持和配合，共同推动公司档案管理工作的顺利开展。其他相关部门相关部门协作与配合

档案收集与整理03

档案收集范围包括公司所有与IT相关的纸质档案、电子档案、图片、音频、视频等多种形式的资料。收集要求确保收集的档案资料真实、完整、准确，反映公司IT业务的发展历程和实际情况。收集范围及要求

整理方法按照档案的性质、内容和时间等因素进行分类、编目、装订等整理工作。整理标准遵循国家档案局和行业内的相关标准，确保档案整理的规范性、统一性和可操作性。整理方法及标准

数字化处理流程数字化对象对收集到的纸质档案、图片等资料进行数字化处理，转换为电子档案。数字化流程包括扫描、图像处理、OCR识别、数据校对、数据存储等步骤，确保数字化后的电子档案清晰、可读、可检索。数字化标准遵循国家档案局和行业内的相关标准，确保数字化处理的规范性、安全性和高效性。

档案保管与利用04

确保档案室温度、湿度适宜，做好防火、防水、防盗等安全措施。档案存储环境按照档案内容、形式等特征进行分类，并统一编号、贴标签，方便检索和管理。档案分类与标识根据档案重要性和保存价值，设定不同的保管期限，确保档案得到妥善保管。档案保管期限保管措施及要求

复制管理复制档案需经相关负责人审批，并在档案室进行登记，确保复制件与原件一致。销毁程序对于保管期满或无需继续保存的档案，应按照相关规定进行销毁，销毁前需做好登记和审批工作。借阅手续借阅档案需填写借阅申请表，经相关负责人审批后方可借阅，借阅期限不得超过规定时间。借阅、复制和销毁规定

03档案利用积极开展档案利用工作，为企业内部各部门和社会公众提供档案查询、借阅等服务，发挥档案的最大价值。01档案数字化将纸质档案数字化处理，建立电子档案库，方便查询、检索和共享。02档案编研对档案进行深入挖掘和分析，形成有价值的编研成果，为企业决策提供参考。档案开发利用策略

档案安全与保密05

物理安全档案室应设在安全区域，配备防盗门窗、监控摄像头、报警器等物理防护设施，确保档案实体安全。网络安全采用防火墙、入侵检测、病毒防护等网络安全技术，确保电子档案在传输、存储过程中的安全。数据加密对重要电子档案进行加密处理，防止数据在传输、存储过程中被非法窃取或篡改。安全防护措施

严格遵守国家保密法律法规，确保档案内容不泄露给未经授权的任何单位和个人。保密原则建立档案借阅、复制、销毁等保密制度，严格控制档案知悉范围，防止档案内容外泄。保密要求定期开展保密宣传教育，提高员工保密意识，确保档案保密工作得到有效落实。保密教育保密原则和要求

灾难备份建立电子档案备份系统，定期备份数据，确保在自然灾害等不可抗力因素导致档案损失时，能够及时恢复数据。安全事件处置制定安全事件应急处置预案，明确应急处置流程，及时处置网络安全事件，确保电子档案安全。演练与评估定期开展应急演练，评估演练效果，不断完善应急处理预案，提高应急处置能力。应急处理预案

监督检查与考核评估06

123在公司层面设立专门的档案管理监督机构，负责对公司档案管理制度执行情况进行监督检查。设立监督机构根据公司实际情况，制定档案管理