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2023-12-27

印信管理制度

目录

印信管理概述

印信的种类与使用范围

印信的刻制与启用

印信的使用与保管

印信的停用与销毁

印信管理责任与监督

附则

印信管理概述

印信是指用于证明身份、权力或授权的各种印章、印鉴和证明文件。

印信定义

印信在社会、经济活动中具有广泛的认可度和法律效力，是保障各方权益的重要工具。

印信作用

通过规范的印信管理，确保印信的安全、完整和有效，防止印信被盗用、伪造或滥用。

维护印信安全

合理的印信管理流程可以提高工作效率，减少不必要的延误和纠纷。

提高工作效率

印信作为法律认可的凭证，规范的印信管理有助于保障各方的合法权益，维护社会经济秩序。

保障各方权益

印信应由专门的印信管理部门或人员统一负责管理和使用，确保印信的权威性和安全性。

统一管理原则

严格审批原则

保密原则

完整记录原则

使用印信必须经过严格的审批程序，确保印信使用的合法性和规范性。

印信管理涉及敏感信息和重要凭证，必须严格遵守保密规定，防止信息泄露和印信被盗用。

对印信的刻制、保管、使用和销毁等全过程应进行完整记录，以便追溯和查证。

印信的种类与使用范围

用于个人身份证明及个人相关文件的盖章。

用于个人艺术作品、书法作品等的签名盖章。

艺术签名章

个人名章

用于特定业务或事项的专用章，如发票专用章、报关专用章等。

专用章

用于临时性事务或活动的盖章，如会议临时章、活动临时章等。

临时章

公章的使用范围通常限于公司内部及对外正式文件，须经公司法定代表人或其授权人批准后方可使用。公章的保管和使用应有严格的登记和管理制度，确保公章的安全和合规使用。

其他印信的使用范围和权限应根据其性质和用途进行具体规定和管理，确保印信的正确、合规使用。

私章的使用范围通常限于个人相关事务，如个人作品、个人证件等。私章的刻制和使用应遵循相关法律法规，不得用于违法或不良行为。

印信的刻制与启用

使用单位向管理部门提出印信刻制申请，并附相关证明材料，经审批同意后方可进行刻制。

申请与审批

刻制单位选择

刻制内容与规格

选择具有合法资质和良好信誉的刻制单位进行印信刻制，确保印信质量和安全。

印信刻制内容应准确、清晰，符合相关规定和标准，规格大小需根据实际需求和使用场合确定。

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启用仪式

在印信启用前，可组织启用仪式，邀请相关领导和人员参加，共同见证印信的正式启用。

公告发布

通过适当方式发布印信启用公告，告知相关单位和人员印信的启用时间、使用范围等事项。

使用说明

向使用单位提供印信使用说明，包括印信的使用范围、使用方式、保管要求等。

印模留存

在印信刻制完成后，需将印模留存于管理部门或使用单位，以便后续比对和验证。

备案登记

将印信的相关信息和使用情况进行备案登记，建立完整的印信档案。

定期核查

定期对印信进行核查，确保印信的完整性和安全性，发现问题及时处理。

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印信的使用与保管

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审批流程

对于重要印信的使用，需经过相关部门或领导的审批，确保使用合规。

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使用申请

使用印信前，需向印信管理部门提交使用申请，明确使用目的、时间和范围。

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登记簿记录

印信管理部门应设立登记簿，详细记录印信的使用情况，包括使用人、使用时间、使用目的等。

指定保管人

印信应指定专人进行保管，保管人需具备高度的责任心和保密意识。

保管责任

保管人需对印信的安全负责，确保印信不被盗用、丢失或损坏。

交接手续

保管人因故不能继续保管时，需办理交接手续，将印信移交给新的保管人，并做好相关记录。

存放安全

印信应存放在安全可靠的保险柜或专用箱柜内，确保不被未经授权的人员接触。

印信的停用与销毁

停用印信应采用切割、破碎等物理方式进行销毁，确保印信无法恢复使用。

销毁方法

销毁过程需由两人以上共同监督，确保印信完全销毁。销毁后应填写销毁记录，包括销毁时间、地点、方式及监督人等信息。

销毁要求

资料留存

停用印信的相关资料，如申请、批准文件、销毁记录等应妥善保管，以备后续查询。

备案要求

停用印信的相关资料需在主管部门进行备案，确保资料的完整性和可追溯性。同时，备案资料应定期进行整理和归档，方便后续管理和查询。

印信管理责任与监督

明确管理权限

根据印信的重要性和使用范围，合理划分管理权限，确保各级管理人员能够按照规定履行职责。

建立责任追究机制

对于因管理不善或违规使用印信造成的不良后果，应依法追究相关责任人的法律责任。

指定专人负责

明确印信管理的具体负责人，由其全面负责印信的日常管理、使用登记和保管工作。

对于违反印信管理制度的行为，首先给予警告，要求立即整改；情节严重的，进行通报批评。

警告与通报批评

对于严重违规使用印信的行为，可暂停或撤销相关人员的印信使用权，并追究其法律责任。

暂停或撤销使用权

对于涉嫌犯罪的违规行为，