上海大学兼职档案员岗位职责.docVIP

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文献材料组卷原则、措施、规定错误!未定义书签。

一、归档案卷质量规定………错误!未定义书签。

二、立卷的程序与措施………错误!未定义书签。

三、归档时间和归档手续……错误!未定义书签。

“南大之星”档案管理系统使用阐明…错误!未定义书

签。

第一部分

第二部分

第三部分

系统登录及密码修改错误!未定义书签。

案卷级目录著录措施错误!未定义书签。

文献级目录著录措施错误!未定义书签。

第四部分案卷级、文献级著录内容…错误!未定义

书签。

第五部分案卷及文献的修改和删除…错误!未定义

书签。

第六部分打印…错误!未定义书签。

第七部分常见问题汇总………错误!未定义书签。

学院文书档案归档范围及保管期限表错误!未定义书

签。

上海大学实物档案归档范围和保管期限表错误!未定

义书签。

上海大学人物档案归档范围和保管期限表错误!未定

义书签。

学院声像档案归档范围及规定……错误!未定义书签。

上海大学兼职档案员岗位职责……错误!未定义书签。

文献材料组卷原则、措施、规定

一、归档案卷质量规定

1、归档案卷总的质量规定是:遵照文献材

料形成的规律和特点,保持文献材料之间的历史

联络,合适考虑和辨别文献材料的不一样价值,

使档案便于保管和运用。

2、卷内文献材料必须精确反应学校活动的

真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期

保留。

3、文献材料准时间或重要程度排列。密不

可分的文献材料应放在一起归档。

■卷内文献排列次序为:批复在前,请示在后;

正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发件

在前,被转发件在后;结论性材料在前,根据性材料

在后;文字材料在前,图表在后;其他文献材料准时

间次序排列。

4、不一样年度的文献材料一般不得一起立

卷,一般文献材料归入文献形成年度;按学年处

理的文献,归入专门年度(教学年度)。

■跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年

度的规划、计划,归入文献内容针对的第一种年度;

跨年度的总结、汇报,归入文献内容针对的最终一种

年度;跨年度的会议文献,归入会议开幕的年度。

5、确定文献材料的保留价值,要根据学校

管理与实践工作的需要和为国家积累历史文化

财富的需要,精确进行判断,可参见《上海大学

各门类档案归档范围和保管期限表》。

6、立卷视文献材料的数量进行,原则上每

卷不超过200页。当问题比较单一,文献材料较

少,又不便于一起归类时,可立薄卷。

7、凡属应归档的文献材料若采用计算机管

理而无纸质载体形式的,必须打印成纸质并和光

盘一起归档。

8、编写页号:卷内文献材料按次序排好后,

装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文献

材料,均应依次在非装订线的一侧下角(用打号

机)敲页号。

9、卷内文献目录:卷内文献目录置于卷内

文献之前,它由次序号、文号、责任者、题名、

日期和备注构成。文献材料上如没有写明责任

者、日期,兼职档案员要考证清晰,及时补上。

■次序号:反应卷内文献的件数。若卷内有三

份文献,排序后,其次序号为:1、2、3。

卷内文献的件数一般以每份文献单独计算。请示

与批复,来文与复文应分别计算件数;正本、定稿、

历次修改稿应分别计算件数;正件与附件应算一件。

■文号:文献制发机关的发文字号。例:沪

教委高[2023]第40号;上大内[2023]第21号。

■责任者:形成该文献的单位或对文献负有责

任的签名者。例:上海大学、上海大学教务处。

■题名:即文献标题,一般应照实抄录。对

文献材料原有题名不要随意更改或简化,若原有题名

无实质内容或无题名,要重新确定,并加“[]”号。

■日期:文献的形成时间,例

■备注:对卷内文献作必要阐明。若无不需

填写。

10、卷内备考表:卷内备考表置于卷末,用

来保护文献,阐明卷内文献状况。

本卷状况阐明:填写卷内文献的状况,如文

献的缺损、修补、补充、移出、销毁等状况,以及需

要注明的状况。一般无特殊状况此项不用填写。案卷

立好后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填

写并标注时间。

■立卷人:由构成本卷的责任者签名。

■检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行

检查后签名。

■立卷时间:完毕立卷日期。例:2023.05.20。

11、案卷装订:案卷装订前应去掉卷内文献

上的金属物,托裱破损文献、字迹模糊的文献应

把复制件与原件放在一起。装订时要留出装订部

分,用绳线勒紧结牢,采用“三点一线”法装订,

一律订在左边。注意不要倒置、脱漏纸张,不要

把字迹装订掉。

12、拟写案卷题名:案卷题名即案卷标题,

由立卷人自拟。案卷题名应简要确切,构造一致,

一般不超过50个字。其常用构造:责任者(作

者)+问题(内容)+文种(名称)。

■责任者:指卷内文献的重

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