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文献材料组卷原则、措施、规定错误!未定义书签。
一、归档案卷质量规定………错误!未定义书签。
二、立卷的程序与措施………错误!未定义书签。
三、归档时间和归档手续……错误!未定义书签。
“南大之星”档案管理系统使用阐明…错误!未定义书
签。
第一部分
第二部分
第三部分
系统登录及密码修改错误!未定义书签。
案卷级目录著录措施错误!未定义书签。
文献级目录著录措施错误!未定义书签。
第四部分案卷级、文献级著录内容…错误!未定义
书签。
第五部分案卷及文献的修改和删除…错误!未定义
书签。
第六部分打印…错误!未定义书签。
第七部分常见问题汇总………错误!未定义书签。
学院文书档案归档范围及保管期限表错误!未定义书
签。
上海大学实物档案归档范围和保管期限表错误!未定
义书签。
上海大学人物档案归档范围和保管期限表错误!未定
义书签。
学院声像档案归档范围及规定……错误!未定义书签。
上海大学兼职档案员岗位职责……错误!未定义书签。
文献材料组卷原则、措施、规定
一、归档案卷质量规定
1、归档案卷总的质量规定是:遵照文献材
料形成的规律和特点,保持文献材料之间的历史
联络,合适考虑和辨别文献材料的不一样价值,
使档案便于保管和运用。
2、卷内文献材料必须精确反应学校活动的
真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期
保留。
3、文献材料准时间或重要程度排列。密不
可分的文献材料应放在一起归档。
■卷内文献排列次序为:批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发件
在前,被转发件在后;结论性材料在前,根据性材料
在后;文字材料在前,图表在后;其他文献材料准时
间次序排列。
4、不一样年度的文献材料一般不得一起立
卷,一般文献材料归入文献形成年度;按学年处
理的文献,归入专门年度(教学年度)。
■跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年
度的规划、计划,归入文献内容针对的第一种年度;
跨年度的总结、汇报,归入文献内容针对的最终一种
年度;跨年度的会议文献,归入会议开幕的年度。
5、确定文献材料的保留价值,要根据学校
管理与实践工作的需要和为国家积累历史文化
财富的需要,精确进行判断,可参见《上海大学
各门类档案归档范围和保管期限表》。
6、立卷视文献材料的数量进行,原则上每
卷不超过200页。当问题比较单一,文献材料较
少,又不便于一起归类时,可立薄卷。
7、凡属应归档的文献材料若采用计算机管
理而无纸质载体形式的,必须打印成纸质并和光
盘一起归档。
8、编写页号:卷内文献材料按次序排好后,
装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文献
材料,均应依次在非装订线的一侧下角(用打号
机)敲页号。
9、卷内文献目录:卷内文献目录置于卷内
文献之前,它由次序号、文号、责任者、题名、
日期和备注构成。文献材料上如没有写明责任
者、日期,兼职档案员要考证清晰,及时补上。
■次序号:反应卷内文献的件数。若卷内有三
份文献,排序后,其次序号为:1、2、3。
卷内文献的件数一般以每份文献单独计算。请示
与批复,来文与复文应分别计算件数;正本、定稿、
历次修改稿应分别计算件数;正件与附件应算一件。
■文号:文献制发机关的发文字号。例:沪
教委高[2023]第40号;上大内[2023]第21号。
■责任者:形成该文献的单位或对文献负有责
任的签名者。例:上海大学、上海大学教务处。
■题名:即文献标题,一般应照实抄录。对
文献材料原有题名不要随意更改或简化,若原有题名
无实质内容或无题名,要重新确定,并加“[]”号。
■日期:文献的形成时间,例
■备注:对卷内文献作必要阐明。若无不需
填写。
10、卷内备考表:卷内备考表置于卷末,用
来保护文献,阐明卷内文献状况。
本卷状况阐明:填写卷内文献的状况,如文
献的缺损、修补、补充、移出、销毁等状况,以及需
要注明的状况。一般无特殊状况此项不用填写。案卷
立好后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填
写并标注时间。
■立卷人:由构成本卷的责任者签名。
■检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行
检查后签名。
■立卷时间:完毕立卷日期。例:2023.05.20。
11、案卷装订:案卷装订前应去掉卷内文献
上的金属物,托裱破损文献、字迹模糊的文献应
把复制件与原件放在一起。装订时要留出装订部
分,用绳线勒紧结牢,采用“三点一线”法装订,
一律订在左边。注意不要倒置、脱漏纸张,不要
把字迹装订掉。
12、拟写案卷题名:案卷题名即案卷标题,
由立卷人自拟。案卷题名应简要确切,构造一致,
一般不超过50个字。其常用构造:责任者(作
者)+问题(内容)+文种(名称)。
■责任者:指卷内文献的重
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