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确定管理体系的范围

作者：精诚ISO管理体系

确定ISO管理体系的范围是实施ISO标准的关键步骤之一。

1、需要考虑的因素

1.组织的环境：包括内部和外部因素，如组织的规模、结构、文化、政策、目标、战略方向等内部因素，以及法律法规、行业标准、客户需求、供应商能力等外部因素。这些因素都会影响管理体系的设计和实施。

2.相关方的需求和期望：组织需要确定其相关方，包括客户、供应商、员工、股东、监管机构等，并了解他们的需求和期望。这有助于组织确定哪些过程和管理活动需要纳入管理体系范围内，以满足相关方的要求。

3.组织的产品和服务：组织需要明确其提供的产品和服务范围，包括产品类型、生产流程、服务内容等。这有助于组织确定需要控制和管理的过程，以及确保产品和服务质量所需的资源。

2、确定管理体系范围的步骤

1.定义组织的边界：明确组织的业务范围、地理位置、职能部门等，以确定管理体系的边界。

2.识别相关方：列出组织的相关方，并了解他们的需求和期望。

3.确定产品和服务范围：明确组织提供的产品和服务类型、生产流程、服务内容等。

4.确定纳入管理体系的过程：基于组织的环境、相关方的需求和期望以及产品和服务范围，确定需要纳入管理体系的过程和管理活动。

5.形成文件：将确定的管理体系范围形成文件，包括范围描述、纳入管理体系的过程和管理活动等，以便于实施、维护和更新。

需要注意的是，管理体系范围不是一成不变的，随着组织内外部环境的变化和相关方需求的变化，组织需要对管理体系范围进行适时的调整。

3、一个例子

以一个制造型企业——假设为“XX电子制造有限公司”——为例，来介绍如何确定管理体系的范围。

XX电子制造有限公司是一家中等规模的电子产品制造商，主要生产智能手机配件、平板电脑周边产品等。公司位于中国的一个工业园区内，拥有约500名员工，包括研发、生产、销售和售后服务等部门。

确定管理体系范围的步骤如下

1.定义组织的边界

物理边界：XX电子制造有限公司的物理边界包括其工业园区内的所有生产设施、办公区域、仓库以及研发实验室。

组织边界：公司由多个部门组成，包括生产部、研发部、销售部、采购部、人力资源部、财务部等。管理体系需要覆盖所有这些部门。

2.识别相关方

客户：智能手机和平板电脑品牌商，以及终端消费者。

供应商：电子元器件、塑料件、包装材料等的供应商。

员工：公司内部所有层级的员工，包括管理层和生产线工人。

监管机构：包括质量监督部门、环保部门、税务部门等。

其他：股东、行业协会、认证机构等。

3.确定产品和服务范围

产品：智能手机配件（如充电器、数据线、耳机等）和平板电脑周边产品（如键盘、保护套等）。

服务：提供产品定制服务、售后服务（如产品维修、退换货处理等）。

4.确定纳入管理体系的过程

生产过程：从原材料采购到成品组装的整个生产流程，包括进货检验、生产过程控制、成品检验等环节。

研发过程：新产品设计、样机制作、测试验证等。

销售与售后服务过程：订单处理、发货、客户沟通、投诉处理等。

支持过程：人力资源管理（招聘、培训、绩效评估等）、财务管理（预算编制、成本控制等）、采购管理（供应商选择、采购订单下达等）。

5.形成文件

管理体系范围描述：编写一份正式的文件，详细描述管理体系的范围，包括覆盖的部门、纳入的过程、相关方的需求等。

流程图：为每个纳入管理体系的过程绘制流程图，清晰展示过程的输入、输出和关键控制点。

程序文件：为关键过程制定程序文件，规定具体的操作步骤、责任人和监控方式。

注意事项

动态调整：随着公司业务的扩展或收缩、法律法规的更新、客户需求的变化等，管理体系的范围也需要进行相应的调整。

全员参与：确定管理体系范围不是某个部门或某个人的工作，而是需要全员参与，确保每个员工都清楚自己的职责和角色。

持续改进：管理体系是一个持续改进的过程，即使在范围确定之后，也需要不断地对其进行优化和完善。