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2023-12-31

供应课物资采购询比议价规定

目录

询比议价基本概念与原则

供应商选择与评估标准

询比议价文件编制与发布

询比议价过程管理与监督

目录

合同签订与执行跟踪

风险防范与应对措施

总结回顾与未来改进方向

询比议价基本概念与原则

询比议价定义

询比议价是指采购方在采购过程中，通过向多个供应商询价、比较价格和质量等因素，并最终与选定的供应商进行价格谈判和协商的一种采购方式。

询比议价目的

询比议价的目的在于确保采购方能够以合理的价格和质量获得所需的物资或服务，同时促进供应商之间的竞争，提高采购的透明度和公正性。

流程概述

询比议价流程包括准备阶段、询价阶段、比较阶段、谈判阶段和合同签订阶段。

准备阶段

明确采购需求，制定采购计划，确定采购预算和采购方式等。

询价阶段

向多个供应商发出询价单，要求供应商提供报价和相关资料。

比较阶段

对收到的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、交货期等因素。

谈判阶段

与选定的供应商进行价格和质量谈判，争取达成最有利的采购条件。

合同签订阶段

根据谈判结果签订采购合同，明确双方的权利和义务。

供应商选择与评估标准

03

交货能力

供应商应具备按时交货的能力，并能提供近期内的交货记录或合同证明。

01

合法经营

供应商必须具备合法的营业执照和税务登记证，且在有效期内。

02

质量保证

供应商应提供符合国家或行业标准的产品，并能提供相应的质量证明文件。

名单建立

根据供应商资格要求和评估结果，建立合格供应商名单，并注明各供应商的评估等级和优势。

名单更新

定期对合格供应商名单进行更新，及时剔除不合格供应商，并补充新的合格供应商。

动态管理

建立供应商动态管理机制，对合格供应商进行定期跟踪和评估，确保其持续满足采购要求。

询比议价文件编制与发布

采购需求明确

在编制询比议价文件前，需明确采购物资的名称、规格型号、数量、质量标准、交货期等关键信息。

编制询比议价文件

根据采购需求，编制包含询价清单、报价要求、合同条款等内容的询比议价文件。

文件审核

询比议价文件需经过相关部门审核，确保内容准确、完整、合规。

发布时间

询价文件发布时间应充分考虑供应商准备响应文件所需的时间，一般提前至少5个工作日发布。

截止时间

询价文件应明确规定供应商提交响应文件的截止时间。

发布渠道

询价文件可通过官方网站、电子邮件、传真等方式发布给潜在供应商。

在截止时间前，接收供应商提交的响应文件，并做好登记和保管工作。

响应文件接收

对收到的响应文件进行整理，按照供应商名称、报价、交货期等关键信息进行分类和汇总。

响应文件整理

根据采购需求和响应文件内容，对供应商进行初步筛选，确定进入比价环节的供应商名单。

初步筛选

询比议价过程管理与监督

组建询比议价小组

由采购、技术、财务等部门人员组成，确保专业性和公正性。

明确职责划分

采购部门负责询比议价活动的组织和协调，技术部门负责技术评审，财务部门负责价格核算和资金安排。

对供应商的生产现场、设备、工艺流程等进行实地考察，评估其生产能力和质量保证能力。

组织供应商对询价文件、技术要求等进行澄清说明，确保供应商充分理解采购需求。

澄清说明会

现场考察

VS

对询比议价过程中的重要信息和数据进行记录保存，包括供应商报价、技术评审结果、商务谈判记录等。

结果公示

将询比议价结果公示一定时期，接受各方监督，确保采购活动的公开、公平、公正。

过程记录保存

合同签订与执行跟踪

明确采购需求

供应商选择

合同条款协商

合同签订

通过询比议价等方式，综合评估供应商的信誉度、产品质量、价格等因素，选择合适的供应商。

与选定的供应商进行合同条款的协商，包括但不限于物品描述、价格、交货期、付款方式、违约责任等。

协商一致后，双方签订合同，并确保合同条款的准确性和完整性。

在谈判前，需明确采购物品的名称、规格、数量、质量、价格、交货方式、付款方式等具体细节。

密切关注供应商的交货进度，确保供应商能按时交货。

交货期跟踪

对供应商交付的货物进行质量检验，确保货物符合合同规定的质量标准。

质量检验

如在交货或质量检验过程中发现问题，需及时与供应商沟通并寻求解决方案。

问题处理

风险防范与应对措施

建立健全的物资采购管理制度和流程，明确各部门和人员的职责和权限，确保采购活动的规范化和透明化。

完善内部管理制度

加强对采购活动的内部监督，包括采购计划、询价、比价、议价、合同签订等各个环节的监督，确保采购活动的合规性和公正性。

强化内部监督

定期对内部管理制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改和完善，确保内部管理制度的有效实施。

执行情况检查

总结回顾与未来改进方向

询比议价流程规范化

本次询比议价过程中，我们严格遵守了公司制定的流程，确保了流程的规范化和公平性。

供应商参与度提高