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商务传真礼仪

目前，在商务交往中，常常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式，已难于满意这一方面的要求。在此背景之下，传真便应运而生，并且快速走红于商界。

传真，又叫作传真电报。它是利用光电效应，通过安装在一般电话网络上的传真机，对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯联络的方式。现在，在国内的商界单位中，传真机早已普及成为不行或缺的办公设备之一。

利用传真通讯的主要优点是，它操作简便，传送速度特别之快速，而且可以将包括一切简单图案在内的真迹传送出去。它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边进展操作。有些时候，它的清楚度难以确保。

商界人士在利用传真对外通讯联络时，必需留意下述三个方面的礼仪问题。

第一，必需合法使用。国家规定：任保单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格根据电信部门的有关要求，仔细履行必要的使用的手续，否则即为非法之举。

详细而言，安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续，不准私自安装、使用传真设备。

安装、使用的传真设备，必需配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备，必需首从前往国家所指定的部门进展登记和检测，然前方可到电信部门办理使用手续。

使用自备的传真设备期间，根据规定，每个月都必需到电信部门交纳使用费用。

其次，必需得法使有。使用传真设备通讯，必需在详细的操作上力求标准而标准。不然，也会令其效果受到肯定程度的影响。

本人或本单位所用的传真机号码，应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言，在商用名片上，传真号码是必不行少的一项重要内容。

对于主要交往对象的传真号码，必需仔细地记好，为了保证万无一失，在有必要向对方发送传真前，最好先用对方通报一下。这样作既提示了对方，又不至于发错传真。

发送传真时，必需按规定操作，并以提高清楚度为要旨。与此同时，也要留意使其内容简明扼要，以节约费用。

单位所使用的传真设备，应当安排专人负责。无人在场而又有必要时，应使之自动处于接收状态。为了不影响工作，单位的传真机尽量不要同办公电话采纳同一条线路。

第三，必需依礼使用。商界人员在使用传真时，必需牢记维护个人和所在单位的形象问题，必需到处不失礼数。

在发送传真时，一般不行缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时，更是要谨记这一条。

出差在外，有必要使用公众传真设备，即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时，除了要办好手续、防止泄密之外，对于工作人员亦须依礼相待。

人们在使用传真设备时，最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内即刻采纳适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，千万不行拖延时间，耽搁对方的要事。