归档文件的整理.pptVIP

第二节、归档文件的整理;一、归档文件整理的含义;（一）、办理完毕的文书才整理归档;1、文书中提到的事情只需近期办理，并确定已经办理完毕

2、文件需长期执行或办理时，发文机关可在文件发出前将定稿整理归档；收文机关则需领导阅知、研究、传达并具体执行后归档

3、不需办复的文书，经领导批阅或传阅等文书办理程序完毕即可归档;（二）、有查考利用价值的文书才整理归档

需要整理归档的文书，必须是具有一定保存价值的文书。;（三）、文书归档前必须经过科学的处理

以“件”为单位

《归档文件整理规则》

正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、去文与复文;二、归档文件整理的作用;三、归档文件整理规则;“文书整理工作以‘件’取代‘卷’，实行文件级管理；以‘案盒’取代‘案卷’，‘案盒’作为保管单位；以年度、机构（问题）、保管期限的文书整理分类方式取代以往按几大特征的分类方式；以归档文件目录替换卷内文件目录；取消硬卷皮和软卷皮，取消案卷目录、目录号。”

——《归档文件整理规则》

2000年12月由国家档案局发布;《归档文件整理规则》实施的意义

1、减轻档案工作量、提高工作效率

2、整理方法易于掌握

3、有利于档案的保护和利用

4、利于开展鉴定工作

5、有利于手工管理向计算机管理过度;四、文件整理的步骤与方法;（一）、修整

主要内容：

修复破损文件，复制字迹模糊或褪色的文件；

去除原装订文件用的易锈蚀的金属物；

大A4纸型规格报表、图样等文字材料，按A4纸规格折叠（尽量减少折叠层次，折痕处字迹之外）;（二）、装订

文件按件装订

装订方式：维护文件原貌，材料成本低廉，简易便用

线装、黏结式（裱糨糊、热封胶）、穿孔式（钉书钉、铁夹背）、变形材料（钢夹、塑料夹）;（三）、分类

年度分类法、组织机构分类法、问题分类法;（四）、排列

“事由原则”

即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起

事由可以指一件具体的事、一个具体的问题或一段较紧密的工作过程;（四）、排列

1、事由结合时间排列

2、事由结合重要程度排列

3、成套文件可集中排列;（五）、编号

文件依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容

;（五）、编号

1、确定编号项目

数字与字符的组合

包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等

必备项目：全宗号、年度、保管期限、件号

选择项目：机构（问题）、种类;（五）、编号

1、确定编号项目

（1）、件号

归档文件的排列顺序号——室编件号、馆编件号;（五）、编号

1、确定编号项目

（2）、全宗号

档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号;（五）、编号

1、确定编号项目

（3）、年度

指各归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字表示;（五）、编号

1、确定编号项目

（5）、机构（问题）

指形成文件的单位、部门。填写作为分类方案类目的机构名称;（五）、编号

2、填写归档章

在归档文件材料上逐件加盖归档章，并填写相关项目

首页上端居中空白;（六）、编目

编制归档文件目录，以“件”为单位，根据分类方案和件号顺序编制;件号;注：归档文件逐件编目

来文与复文作为一件时，只对复文进行编目

A4纸幅

归档文件应装订成册并编制封面

;归档文件目录

全宗名称______________

年度______________

保管期限______________

机构______________

（问题）______________;(七)、装盒

归档文件应按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目

具体要求：

形成年度或保管期限不同的文件材料不得装入同一档案盒内

按机构（问题）编件号的，不同机构（问题）形成的文件材料不得装入同一档案盒内;(七)、装盒

;(七)、装盒

1、档案盒封面及盒脊

封面：全宗名称

盒脊：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）

起止件号、盒号

;(七)、装盒

2、备考表;3、档案盒规格及监制

外形尺寸310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度根据需要20mm,30mm,40mm等，无酸纸制作