采购流程自动化与全程跟踪.pptx

汇报人:XX2024-01-02采购流程自动化与全程跟踪

目录CONTENCT采购流程自动化概述采购流程自动化系统设计供应商管理与协同采购执行过程自动化全程跟踪与监控采购流程自动化实施策略

01采购流程自动化概述

自动化定义自动化意义自动化定义及意义通过技术手段，将传统需要人工执行的采购流程转化为由系统自动完成，实现采购过程的电子化、智能化。提高采购效率，降低采购成本，减少人为错误，增加采购透明度，加强供应商管理等。

采购流程现状及问题现状传统采购流程通常包括需求计划、供应商选择、报价比较、合同签订、订单下达、收货验货、付款结算等步骤，这些步骤往往需要大量的人工参与和纸质文档管理。问题传统采购流程存在效率低下、成本高昂、错误率高、透明度不足、供应商管理困难等问题。

0102030405效率提升通过自动化采购流程，可以大大缩短采购周期，提高采购效率。成本降低自动化采购可以减少人工参与，降低人力成本，同时减少纸质文档的使用，降低办公成本。错误率降低自动化采购流程可以减少人为因素导致的错误，提高采购的准确性。透明度增加自动化采购流程可以实现全程跟踪和记录，增加采购的透明度，减少腐败和欺诈的可能性。供应商管理改善通过自动化采购流程，可以更方便地对供应商进行评估和管理，提高供应商的质量和服务水平。自动化采购流程优势

02采购流程自动化系统设计

采用分层架构，包括用户界面层、业务逻辑层和数据访问层，确保系统稳定性和可扩展性。总体架构包括采购计划管理、供应商管理、采购订单管理、收货管理、质量管理、发票管理等模块，实现采购全流程自动化。功能模块系统架构与功能模块

数据流程设计合理的数据流程，确保数据在采购流程中的准确性、一致性和完整性，包括数据输入、处理、输出和存储等环节。交互设计提供友好的用户界面和交互方式，方便用户进行操作和数据输入，同时提供实时数据反馈和提醒功能，提高采购效率。数据流程与交互设计动化技术数据分析技术集成技术云计算技术关键技术与工具应用采用API（ApplicationProgrammingInterface）等集成技术，实现采购系统与其他相关系统的数据共享和交互。运用大数据分析技术，对采购数据进行挖掘和分析，为采购决策提供支持。应用RPA（RoboticProcessAutomation）等自动化技术，实现采购流程中的重复性、规律性任务的自动化执行。运用云计算技术，提供灵活、可扩展的系统部署方案，降低采购成本和维护成本。

03供应商管理与协同

80%80%100%供应商信息库建设通过市场调研、公开招标等方式收集潜在供应商的基本信息，如公司名称、联系方式、主营业务等。将收集到的供应商信息整理成数据库，方便后续查询、筛选和更新。根据供应商的特点和业务需求，对供应商进行分类和标签化，提高信息检索效率。供应商信息收集信息库建立与维护供应商分类与标签化

评价指标体系建立供应商评分与排名供应商选择决策供应商评价与选择根据评价指标体系，对潜在供应商进行评分和排名，筛选出符合要求的优质供应商。综合考虑评分结果、业务需求等因素，做出最终的供应商选择决策。根据采购需求和公司战略，建立供应商评价指标体系，包括价格、质量、交货期、服务等方面。

采购需求确认合同签订与执行进度跟踪与监控问题沟通与解决供应商协同与沟通与选定的供应商确认采购需求，明确产品规格、数量、交货期等关键信息。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。实时跟踪采购进度，监控供应商的生产和交货情况，确保采购计划的按时完成。在采购过程中遇到问题时，及时与供应商进行沟通，共同协商解决方案，确保采购活动的顺利进行。

04采购执行过程自动化

需求分析通过系统自动抓取历史采购数据、库存信息、销售预测等，进行智能分析，识别出采购需求。需求确认将识别出的采购需求与相关部门进行确认，确保需求的准确性和完整性。预算控制系统根据采购需求和预算信息进行自动匹配，确保采购活动在预算范围内进行。采购需求识别与确认

订单审批采购订单通过系统自动流转至审批人员，审批人员可在系统中进行在线审批，提高审批效率。订单变更若采购过程中发生需求变更或供应商问题，系统支持对采购订单进行在线修改和重新审批。订单生成根据确认的采购需求和供应商信息，系统自动生成采购订单，包括产品名称、数量、价格、交货时间等详细信息。采购订单生成与审批

验收流程收货完成后，系统自动触发验收流程，验收人员可对货物进行质量检查、数量核对等操作，确保货物符合采购要求。问题处理若验收过程中发现问题，系统支持在线记录问题并通知供应商进行及时处理，确保采购活动的顺利进行。收货管理系统根据采购订单自动生成收货单，收货人员可通过扫描二维码或输入订单号进行快速收货。采购收货与验收

05全程跟踪与监控

实时进度