《会议管理办法》课件.pptxVIP

《会议管理办法》ppt课件

会议概述

《会议管理办法》概述

会议筹备管理

会议议程管理

会议物资管理

会议纪律管理

会议评估与总结

contents

目

录

01

会议概述

定义

会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，通常由两个或两个以上的参与者组成，通过面对面的交流、讨论和决策，以实现特定的目标或解决特定的问题。

目的

会议可以促进信息交流、分享知识和经验，解决问题、制定决策，以及促进团队协作和共识达成等。

类型

按照不同的分类标准，会议可以分为多种类型。例如，按照会议议题可以分为专题会议、综合会议；按照会议形式可以分为现场会议、视频会议、电话会议等；按照会议级别可以分为部门会议、公司会议、行业会议、国际会议等。

级别

会议的级别通常与其规模、重要性和影响力相关。级别高的会议通常涉及更高层次的领导和更广泛的议题，而级别较低的会议则更注重具体操作层面的问题。

会议的组织者通常负责制定会议议程、邀请与登记参与者、安排会场和设备、发布通知和材料等。组织者还需要协调与会者的发言和讨论，以确保会议的顺利进行。

组织

与会者是参与会议的人，他们可以是公司内部的员工、部门领导、高层管理者，也可以是外部的客户、供应商、合作伙伴等。与会者的参与方式和角色可以根据会议的类型和目的而有所不同，但通常都需要遵守会议规则和礼仪。

参与者

02

《会议管理办法》概述

随着公司规模扩大和业务发展，会议数量增多，为提高会议效率和管理水平，制定《会议管理办法》。

背景

规范公司内部会议的组织、流程、参会人员、会议纪律等，确保会议的高效、有序进行，提升公司整体运营效率。

目的

主要内容

会议类型与级别

会议组织与流程

参会人员与职责

会议纪律与要求

会议记录与资料管理

特点

全面覆盖各类会议

明确会议流程和规范

强调会议纪律和效率

统一会议资料管理标准

公司综合部负责监督检查《会议管理办法》的执行情况。

注意事项

各部门在组织会议时需提前报备综合部，以便统筹安排会议室资源。

参会人员应准时参加会议，如有特殊情况需提前请假。

会议组织者需提前准备会议资料，确保会议议程清晰、目标明确。

01

02

03

04

03

会议筹备管理

准备会议材料

根据会议议程，准备相关材料，包括会议背景资料、议题材料等。

发布会议通知

及时通知参会人员会议时间和地点，以及会议相关要求。

制定会议筹备方案

包括会议日程、议程安排、参会人员名单、会议材料准备等。

确定会议目的和议程

明确会议的主题、议题和目标，制定会议议程。

确定会议时间和地点

根据会议目的和参会人员情况，选择合适的会议时间和地点。

确定会议议程

预订会议室和设备

制定会议预算

根据会议目的和主题，制定详细的议程安排。

根据参会人员数量和需求，预订合适的会议室和设备。

根据会议筹备方案，制定详细的预算计划。

04

会议议程管理

根据会议目的和参会人员需求，制定详细的会议议程，包括议题、时间安排、发言顺序等。

根据实际情况和参会人员反馈，适时调整会议议程，确保会议的针对性和实效性。

调整会议议程

制定会议议程

按照制定的会议议程进行会议，确保每个议题得到充分讨论和决策。

执行会议议程

对会议进程进行监督，确保会议按照议程顺利进行，及时处理突发情况。

监督会议进程

05

会议物资管理

使用培训

日常维护

应急处理

责任落实

01

02

03

04

为参会人员提供物资使用培训，确保正确、安全地使用相关设备。

定期对会议设备进行维护保养，确保设备的正常运行和使用寿命。

制定应急处理预案，及时处理设备故障和突发状况，确保会议的顺利进行。

明确设备使用和维护的责任人，确保相关工作的有效落实。

制定详细的回收计划，明确回收的物资种类、数量和时间。

回收计划

按照回收计划，及时回收相关物资，确保物资得到有效利用和处理。

物资回收

根据物资的性质和实际情况，选择合理的处理方式，如再利用、报废或环保处理等。

处理方式

建立详细的物资回收和处理记录，以便于跟踪和管理。

记录管理

06

会议纪律管理

01

02

04

03

负责会议的筹备和组织工作，制定会议议程和时间安排。

维护会议纪律，及时处理会议中出现的问题和矛盾。

主持会议，确保会议按照预定议程进行。

总结会议内容，提出结论和建议，并负责后续跟进工作。

设立专门的纪律监督员，负责监督参会人员的纪律情况。

对于多次违反纪律的人员，可采取相应的处罚措施，如警告、通报批评等。

对于违反纪律的行为，应及时提醒和制止，情节严重者可责令其离场。

建立会议纪律考核机制，将参会人员的纪律表现纳入考核范围，作为评优评先的依据之一。

07

会议评估与总结

问卷调查法

通过设计问卷，收集参会者对会议的意见和建议。

访谈法

与参会者进行面对面交流，了解他们对会议的看法和感受。

观察法：对会议的组织、流程、场地