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档案管理课件四归档文件整理文书归档2、3节

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目录

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归档文件整理概述

文书归档的基本流程

归档文件的鉴定与销毁

归档文件的保管与利用

文书归档的实践操作

PART

01

归档文件整理概述

指机关、团体、企事业单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，经过分类、整理、编目等程序后，移交档案室集中统一管理的文件。

根据文件内容、形成时间、来源等因素，将归档文件分为不同的类别，如行政类、业务类、人事类、财务类等。

归档文件的分类

归档文件的概念

保持文件的完整性

在整理过程中，要确保归档文件的完整性，不得随意拆散或损坏文件。

PART

02

文书归档的基本流程

根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，确定哪些文件需要归档。

确定归档范围

制定分类方案

准备档案装具

根据文件内容、形成时间、来源等因素，制定分类方案，以便后续整理。

选择合适的档案盒、档案袋等装具，并准备好标签、目录等辅助材料。

03

02

01

装盒

将整理好的文件装入档案盒，并在盒上标明类别、年度、起止件号等信息。

编目

编制归档文件目录，包括文件题名、形成时间、页数、保管期限等信息。

编号

对每份文件进行编号，以便后续查找和管理。

分类

按照分类方案，将文件分成不同类别，如按年度、机构、问题等分类。

排列

在每个类别内，按照文件形成时间或重要程度等因素进行排列。

PART

03

归档文件的鉴定与销毁

通过对文件内容进行详细分析，判断其是否具有保存价值。这种方法适用于文件内容较为重要或涉及敏感信息的情况。

内容鉴定法

根据文件的来源判断其重要性。一般来说，来自权威机构或重要人物的文件具有较高的保存价值。

来源鉴定法

通过观察文件的格式、载体等外在形式，判断其保存价值。例如，纸质文件与电子文件在保存价值上可能存在差异。

形式鉴定法

制定销毁计划

审批与备案

实施销毁

监督与记录

01

02

03

04

根据档案管理制度和实际情况，制定详细的销毁计划，包括销毁时间、地点、方式等。

将销毁计划提交给相关部门审批，并在审批通过后进行备案。

按照销毁计划，对需要销毁的文件进行彻底销毁，确保文件内容无法恢复。

对销毁过程进行监督，确保销毁工作的规范进行，并做好相关记录。

严格遵守档案管理制度和相关法律法规，确保鉴定与销毁工作的合法性。

销毁过程中要确保文件内容的彻底清除，防止信息泄露或恢复。

在鉴定过程中，要充分考虑文件的历史价值、科学价值、文化价值等多方面因素，避免误判或漏判。

对于具有重要价值或涉及敏感信息的文件，在销毁前应做好备份或移交工作，以便后续研究或查证。

PART

04

归档文件的保管与利用

为归档文件提供专门的存放空间，确保档案的安全和保密。

设立专门档案室

按照文件类型、时间等要素对归档文件进行分类存放，方便查找和管理。

档案分类存放

对归档文件进行定期的检查、维护和保养，确保档案的完整性和可读性。

定期维护档案

档案复制

在遵守相关规定的前提下，允许对归档文件进行复制，方便利用。

档案借阅

允许相关人员借阅归档文件，满足工作和学习需要。

档案数字化

将归档文件数字化，实现档案的电子化管理和利用。

PART

05

文书归档的实践操作

根据文件内容、形式和读者需求进行鉴定分类，确定文件的保管期限和整理方法。

鉴定分类

按照一定格式和要求，编制归档文件目录，方便检索和查找。

编制目录

遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

整理组卷

简明扼要地揭示卷内文件的内容，方便检索和利用。

拟写标题

固定文件位置，防止文件散失，方便管理和利用。

编排页码

02

01

03

04

05

某单位文书归档实践。该单位按照分类方案进行文件鉴定和整理，采用年度-机构-问题分类法，将文件组成案卷并编写页码和目录，实现了文书的规范化和标准化管理。

案例一

某企业档案室文书归档实践。该企业档案室遵循文件形成规律，按照年度-项目-时间顺序进行文件整理，同时采用电子化管理方式，实现了文书的快速检索和高效利用。

案例二

保持文件完整性

遵循形成规律

区分不同价值

便于保管和利用

在鉴定分类和整理组卷过程中，要保持文件的完整性，避免拆散具有保存价值的文件。

在鉴定分类时，要区分不同价值的文件，分别确定保管期限和整理方法。

在整理组卷时，要遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。

在拟写标题、编排页码和编制目录时，要考虑便于保管和利用的要求，方便后续的查找和利用工作。

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