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档案管理办法

为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地发挥档案工作服务职能，

根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理规定，结合单位档案管理工作实

际，制定本办法。

一、立卷归档

（一）文件归档范围为单位日常工作及重大科技活动中直接形成的具有保存

价值的文字、图表、声像及电子文件等资料。

（二）综合处是全所综合档案管理部门，设专职档案管理员1人，负责档

案立卷归档、管理使用。

（三）各部门工作人员应及时收集和整理工作中形成的文件材料，工作完成

后，按规定时间作好移交清册，履行签字验收程序，主动交付档案管理员立卷归

档。

（四）各部门应及时将上年度应归档的电子文件向综合处归档，移交时做到

数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一

式二份。各部门负责人督促本处室工作人员做好档案资料的整理和移交，任何部

门和个人不得据为己有。

（五）电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，

逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

（六）财务处人员应于次年的六月底前，将已由财务人员暂保一年的财务资

料按规定立卷，移交档案室。

（七）档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验

收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字

节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确。

对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保

存三年。

（八）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子

档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

二、库房管理

（一）档案库房是存储各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人

员不得入内。

（二）库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、

防虫等设施，并采取必要的预防措施确保档案的安全。

（三）库房内要保持事宜温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做

好每日的温、湿度

记录。

（四）库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，

注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。

（五）库房内档案分类存放，排列整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意

图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

（六）要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变

质的档案要及时进行修补复制。

（七）电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电

子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体

的设备；环境温度选定在17℃—20℃，相对湿度选定在35%—45%。

（八）档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。

三、查阅利用

（一）单位档案可供相关部门查阅利用。查阅档案资料时需办理查阅登记手

续，填写“借阅登记表”。查阅相关档案时须经立档相关负责人同意。

（二）外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信或由所内相关业务部门陪

同，经分管领导审

批后，方可查阅。

（三）查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合

档案室。

（四）严守机密，不得翻阅和摘抄与目标档案无关的其他档案资料。

（五）需要复印（部分或全部）档案材料的，应在“借阅登记表”注明并登

记。

（六）数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询

档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅

者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅

纸质档案。

（七）要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、

添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

（八）建立《档案借阅登记》和《档案使用效果登记》簿，查阅档案资料者，

要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上

填写《档案借阅登记》和《档案使

用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为工作全面开展服务。

四、保密制度

（一）档案管理员要增强