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质量记录控制程序
1.0目的
通过对公司所有与质量有关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理之控制，确保记录完整、准确、清晰，以证明物业管理服务质量满足规定要求，公司的质量体系在有效地运行，并为实现可追溯性及采取纠正和预防措施提供依据。
2.0适用范围
适用于公司所有与质量有关的记录的管理和控制。
3.0主要职责
1各部门负责与本部门工作相关的质量记录的下载、归档、收集、整理、标识、归档、贮存、保管。
2品质管理部负责监督本程序的执行和公司所有质量记录表格原版的管理。
0工作程序
质量记录的标识、编号、发放及使用
1.1质量记录表格的名称、编号及版次由品质管理部负责编制，确保每种表格均有唯一的名称和编号。具体编号方法参照《文件控制程序》执行。
2质量记录的记录编号由质量记录保管人按质量记录的类别、实际使用情况填写编号，确保每份记录均有唯一的记录编号，记录编号的方法可根据质量记录的多少采用：部门代号+年月曰+（顺序号）的方法进行，例如ZXSW2010090501o外购或印刷的质量记录空白表格，若表格编号已印刷则不按照文件中规定的记录编号规则执行，若无，则按照原记录编号规则执行。
公司所有质量记录空白表格电子档由品质管理部统一管理，并编制《质量记录对照表》上载至公司0A办公系统的共享文件夹里，由各部门文件管理人员从该共享文件夹中下载使用。
4.1.4各部门必须按规定使用质量记录表格，外部联络工作需使用表格可以不加页眉。在相应的质量管理体系文件运行或修改前已印刷的表格如果格式与文件规定一致，仅是编号或页眉与文件规定样式不符，为节约成本印刷表格仍可使用。
4.2质量记录的收集、归档、检索、贮存及防护
4.2.1填写的质量记录由各部门文件资料管理人员按《质量记录对照表》中规定的归档时限，定期收集并按类别分别装订成册，并基本保证编号的顺序，以
便检索。
4.2.2各部门文件管理员在接收质量记录时，应注意检查质量记录项目填写是否齐全，确保所收集的质量记录有效。
4.2.3各部门文件管理员应将质量记录保存在适宜的环境中，存放在专门的柜子内，防止质量记录被更改、丢失或破坏，必要时应采取防潮、防虫、防鼠措施，确保质量记录的完好。
4.3质量记录的查阅、保存期限及过期的处理
4.3.1品质管理部负责编制《质量记录对照表》，在表中规定质量记录的保存期限和其它需注意事项，当相关的文件发生更改变动时，品质管理部应相应修订《质量记录对照表》并将0A共享文件更新。
4.3.2当质量记录超过规定保存期限时，由部门文件管理员统一销毁，并登记在《过期质量记录处理登记表》。
4.4质量记录空白表格的增加、更改，按《文件控制程序》中的规定执行。增加或修改后的质量记录由品质管理部负责上载或更新至0A系统的共享文件夹里，并对《质量记录对照表》进行相应的修订。
4.5质量记录填写的要求
使用质量记录空白表格的人员应清楚、完整地填写表格中的各项内容，不得有缺项，签名时应同时签上日期，确保质量记录完整、准确、清晰，如实反映实际情况。记录不能涂改，写错了时可以杠改（/）,但杠改人应在修改的内容旁签名确认。记录保存要完好、标识清晰、不得丢失。
过期质量记录处理登记表
序号
文件编号
文件名称
归口部门
销毁份数
销毁时间
销毁人
批准人
日期:归档:
日期:
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