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浅谈商务文秘人员的作用和形象塑造

【摘要】：

现代企业制度的建立，对企业秘书的素质提出了更新更高的要求。秘书工作在商务活动中的参谋、助手作用、息、协调、公关和服务作用将更加突出。本文将对此详细加以阐述。在此基础上，本文揭示由职业特点决定商务文秘人员的形象具有特殊价值和要求，并阐述了关于商务文秘人员的形象塑造问题。

【关键词】：商务文秘作用形象塑造

商务文秘人员，即商务秘书，主要是指为企业领导者办公、办会、办事服务的参谋和助手，是为了适应企业管理工作的需要而配备的左右手。就现代商务秘书来说，秘书工作的职能作用越来越强，秘书人员在实际工作中的地位也随之提高。由于现代科学管理在社会生活中的地位和作用被人们广泛认识和重视，具有专业知识的秘书人员就有了更多的参与决策的机会，秘书工作的参谋作用、协调作用、信息作用、服务作用等将越来越重要，而秘书人员在实际工作中的地位也明显地提高。这既是商务秘书的职业品格，也是秘书人才全新的形象的定位。

一、商务文秘人员所发挥的作用

商务文秘工作是一种具有较强特殊性的职业。一方面，这种工作直接为领导服务，甚至直接参与领导的决策，对领导机关和领导者的领导行为影响较大。另一方面秘书工作毕竟不是领导，只能为领导出谋献策，而不是出谋划策。那么，商务秘书人员应发挥什么作用呢总的来说，应当起到六种作用：助手作用、参谋作用、提供信息作用、协调作用、公关作用、服务作用。

1、助手作用

2、参谋作用

商务文秘人员许多时候需要协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、制度，起到领导的参谋作用。秘书的参谋作用不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等方面,更多的秘书人员可以在大量的经常性工作中，为领导决策与管理工作提供优质服务，当好参谋。诸如协助领导安排一个时期的工作布局;为领导出主意想办法，积极主动地办文办事,完成领导交给的任务等。在制定政策的过程中，商务文秘人员要承担收集情况和建议，草拟可行方案，参与领导班子的研究讨论，直到方案确定，形成书面文件等一系列工作。商务文秘人员不仅要掌握企业内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节，而且更要将自身思维和行动置于外界(国内外市场)，随时参与对外经济活动，及时更新思维行动方式，把握市场动向，收集有效信息，搞好调查研究，为领导及时把握市场形势提供最佳决策，发挥最好的参谋作用。

3、提供信息作用

4、协调作用

协调是管理的手段，其实质就是统一认识，调整关系，解决矛盾，协调行动。在新的历史时期，企业领导面临的问题十分复杂，接触的横向、纵向关系也千丝万缕，不断产生大量新的矛盾，这些矛盾最后都会集中到各级领导面前，要求及时解决。很多企业的秘书部门是综合性的办事机构，是企业的窗口，是各种矛盾的交汇点，也是沟通上下、联络左右的纽带。从一定意义上讲，秘书部门就是协调部门。因此，围绕商务中出现的矛盾，协助领导及时、正确处理，是新时期商务秘书人员所要发挥的的重要作用。

5、公关作用

随着改革开放的深入和市场经济迅猛发展，商务秘书工作由封闭型转向开放型，使秘书活动的领域得以较大的拓展，内务与外事相互溶合，组成了秘书实践运作公关性的整体内容。从实践的本质特征来看，秘书与公共关系工作具有一致性和相通性。对内，事务处理、接人待物、调查研究、协调左右、沟通纵横，使企业各部门按经营目标同步运转，实现秘书同领导、各部门关系融洽;对外，收集和交流经济信息呈报经验材料，反映主要问题，参与经济与文化交往活动，配合诸如经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的具体策划和事务工作(会务，传授、反馈、交往)，都表现出公关性的浓厚特征。

6、服务作用

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论商务文秘专业学生职业能力的培养

摘要：文秘(商务)专业主要是面向工商企业、国家机关等企事业单位，培养系统掌握文秘知识与现代办公技能，有较强实践能力的应用型人才。人才培养更加强调实际操作能力，因而在教学实践中我们应注重和强调学生职业能力的培养，以提高学生的就业竞争力。其中一方面是学生的职业素质培养，一方面是学生的专业能力培养。

关键词：教育研究专业教育教学实践商务文秘专业

一、学生的职业素质培养目标

(一)职业意识

秘书工作有别于其它行业工作，有其特殊性。应向学生灌输严谨、敬业的职业意识，同时还要培养学生具有良好的礼仪风范，养成谦虚而落落大方的态度。

首先第一步是要让学生正确理解秘书工作的定位。秘书最基本的职能是为领导服务。秘书工作性质的辅助性，工作关系的从属性，决定了秘书在工作中是领导的助手、参谋和智囊，这是秘书首要具备的职业道德。秘书工作是辅助决策，而非自作主张，所以学生将来工作中应时刻摆正自己的位