高效会议主持(PPT59页).pptxVIP

高效会议主持1主讲：简湘晖

背景2会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

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高效会议管理4第一讲会议的意义、目的、种类第二讲了解会议效率不高的原因第三讲掌握有效为会议准备的要领第四讲会议进程控制（重点）第五讲主持人的会议管理技巧（重点）第六讲参会者的守则和责任第七讲会议记录第八讲会后跟进

5第一讲会议的意义、目的、种类

61固定的部门会议；2全体会议，如员工大会；3处理突发事件的会议；4一对一会议。会议的种类

7会议的分类形式目的特点政策宣讲、经验分享、工作汇报等树立导向；分享信息；督促进展；以单向传递为主；强调受众理解；头脑风暴挖掘点子；强调平等；不同领域不同背景的人更佳；数量比质量更有价值；不做评断；鼓励狂热和夸张；鼓励搭便车，在别人的想法上更进一步；群策群力发现并解决问题；做出决策；强调自下而上；来自同一部门的最了解工作的一线员工；提出最需要改进的程序或制度；需要一个部门外的督导员，督导员引导大家针对每个问题提出解决方案；经理在讨论结束后，决定是否采纳；专题研讨形成最佳方案；制订计划；分配任务针对某一专题，分组讨论几个预选方案；主持人引导大家比较每个方案的优劣，并形成最佳方案，制定行动计划。对主持人要求较高，最好由专家或负责人担任主持人

81会议的时间成本；2直接的会议成本；3效率损失成本。会议的成本

9会议的目的会议目的就是召开会议的理由，也就是WHY。召开会议前，请先考虑以下几个问题：为什么要召集这个会议？一定要通过开会才能达到这个目的吗？是否有其它的替代办法？

10会议的目的-解决问题会议目的树立导向制定计划解决问题达成决策分享信息收集点子分配任务监控进展

11高效会议能带来。。。高效会议提高决策效率降低运作成本增强团队执行力提高团队凝聚力促进组织氛围建设构建学习型组织

12第二讲了解会议效率不高的原因

13头儿，我们每天开会，许多实际工作都没时间做

是啊，这样下去怎么得了，得开个会研究一下现象：会议过于频繁

14现象：开会就是？

15会议常见的问题会议没有意义，没有必要召开；会议与我无关，不了解为什么要我参加；会上漫谈，不能聚焦议题，总是拖堂；容易扯皮，没有形成结论，不能达成决策；会议决策没有执行，不了了之；会议一言堂，其他人都不发言，气氛沉闷；会议纪律散漫，迟到、早退、玩手机现象较严重等。

16多数会议效率不高的原因项次原因具体表现1时间会议安排在即将就餐前，每个人都饥肠辘辘，无心开会。2地点会议地点设在经理办公室，会议被频繁打断，无法正常进行。3开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。4主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。5参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。6会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。7开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

17第三讲掌握有效为会议准备的要领

18会议前准备在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。

19会议前的准备1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知

20前期准备-会前会让与会人员了解会议目的；了解关键人物对会议材料的看法；了解关键人物对问题的看法；提醒与会者应做的准备。针对会议目的及形式，设计合理的步骤及流程；结合会议内容，准备会议材料；进行会前沟通：

21第四讲会议进程控制（重点）超时就是失败！！！

22超时就是失败！！！时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间