采购计划的制定与供应商的选择（doc 23页）.pdfVIP

采

购

管

理

规

范

采购前—采购方案的制定及供给商的选择

首先，采购方案的制定

目的：

1、预估所需物资数量、使用期，使采购数量与物资使用时间完全配合，到达适时供给；

2、防止库存过多、资金积压、空间浪费，也同时防止因物资短缺而发生的临时性高价采购；

3、配合销售方案的顺利达成，增进营运效率、控制本钱；

4、配合公司资金运转、周转；

5、指导采购工作，为相关部门汇编与核准预算数量作参考。

一、采购方案制定所依据的原那么

1、适时：在最恰当的时候，购回经营所需物品，防止采购延迟或提前，造成库存积压或短

缺；

2、适质：a、根据申购部门的实际需要，考虑其经济与使用两方面的本钱与价值；

b、在合理的时间内，以合理的价格获得充足的数量；

c、使采购费用继续维持在最低水平，已到达最大经济利益；

3、适量：以适量库存为根本要求，仔细计算运营需求、物资损耗、搬运和仓储费用等，制

定周密的采购方案，最终确定是一次性采购还是分批量采购，同时督导供给商按

预定数量交货；

4、适价：在满足数量、品质、使用期的前提条件下，用最合理的价格采购；

5、适地：从沟通的方便性、处理事务的快捷便利性及降低采购本钱等方面综合考虑选择最

正确供给商和最正确供货地点。

二、采购申请的提出

不管是方案内采购还是方案外采购，在填写采购申请时都应详细注明物品的名称、数

量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、供给商〔参考〕、交货期及送货方式等。

三、采购方案的管理

1、采购方案由行支部根据各门店审批后的采购申请表制定，采购方案需由行政部总监、财

务总监签字，并呈报总经理批示；

2、采购方案应同时报送财务部审核，以利于公司资金的安排；

3、采购专员应审查各部门申请采购的物品是否能由现有库存满足，或有无可替代的物品，

只有现有库存不能满足的申购物品才能列入采购方案；

4、申购部门下达给行支部的?采购申请表?，应分类列表，且必须是经过汇总、方案后的物

资清单；

5、对于无法于指定日期内完成的?采购申请单?，须及时通知申购部门。

6、对于已申请的采购物品，申购部门假设需要变更规格、数量或撤销采购申请时，必须立

即通知行支部，以便及时根据实际情况更改采购方案；

7、未列入采购方案的物品不能进行采购。如确属急需用品，应填写?工作联系单?或?固定

产申购单?，由部门负责人审核，报公司副总经理核准后才能列入采购范围。

其次，供给商的选择

目的：为保证采购物品满足需求，对供给商的资质和能力进行评定，以加强对供给商的管

理。

一、供给商信息收集的途径

1、通过从现有的供给商中甄选，分析并了解其在品质、使用期、价格及效劳等方面是

否符合要求；

2、通过参加相关行业的产品展示会、展览会、发布会等收集所需供给商信息；

3、通过工商名录、黄页等，了解所需产品的种类、价格、订购方式、折扣价格等信息，

对供给商作进一步的评价和定位；

4、与当地行业协会保持关系，从协会提供的会员供给商名录中，获取所需商信息；

5、通过行业期刊、杂志等途径丰富采购人员的信息量，及时了解市场情况，关注可替

代物资及更新；

6、通过业内人士介绍，了解包括：供给商的地址、分支机构数、附属关系、出售的物

料、物资、设备及是否具有良好资信、产品是否满足我公司所需要求等；

7、供给商主动通过电话、E-mail向企业传递信息，采购人员应积极搜集这些信息，为

寻找适宜供给商提供参考；

8、利用网络搜索、查询、比对。

二、供给商选择评定的原那么

1、选择规模和层次与己方实力和所需相当的供给商；

2、不断更新评估的标准、标杆比照的对象以及对评估新技术的学习；

3、收集约2—3家同类物资供给商，且要有具体明细及主次分类；

4、全面深入的了解供给商的生产状况、商业信誉及交货能力等；

5、购置常规物资时，所购数量不得超过供给商产能的50%。

三、供给商选择评定的标准

1、是否具有合法的经营许可证和必要的资金能力；

2、予以按国家〔国际〕标准建立质量体系并已通过认证的供给商优先权；

3、对于关键物资，应对供给商的生产能力与质量保证体系进行考察，考查要求包括：

a、进料的检验是否严格；

b、生产过程的质量保证体系是否完善；

c、产品的出厂