活动场地,活动策划、组织和保障工作方案.pdfVIP

活动场地,活动策划、组织和保障工作方

案

需要根据会议规模和主题来选择大小和布置方式，同时考

虑舞台灯光和音响效果。

三、配套服务

1．是否有专业的会务服务团队。

2．是否提供餐饮服务，菜品种类和质量如何。

3．是否提供翻译、主持人和技术支持等服务。

4．是否提供会议资料复印、打印等服务。

5．是否有免费的Wi-Fi和其他网络设施。

综合考虑以上因素，我们将为每场会议制定详细的场地保

障方案，确保会议顺利进行。同时，我们也将根据学会的要求，

提供专业的活动策划和组织服务，包括活动主题设计、嘉宾邀

请、宣传推广、会务管理等方面的工作。我们将全力以赴，为

学会举办成功的会议提供保障和支持。

会议场地设备与环境的考虑是非常重要的。会议场地应该

有一个合适的大小和高度，以便能够容纳所有参与者。地毯和

铺裙边也是必需的，以增强场地的专业感。讲台也是必须的，

可以选择站立式或者带有灯光的讲台。黑板和布告栏也是必须

的，以便在会议中进行演示和介绍。指示架、废纸篓与垃圾桶、

照明灯与辅助灯设备、灯光控制盘、报到台和麦克风也是必须

的设备。

环境也是考虑的重要因素。会议地点应该靠近当地的观光

点、购物、休闲活动和餐厅。天气状况也需要考虑，会议地点

的环境是否良好，当地治安是否良好，社区经济状况如何，当

地的评价和过去的会议举行情况也需要考虑。当地的会议局或

观光旅游局的支持和服务也是必须的。

设备也是需要考虑的重要因素。会议地点应该有足够的警

卫人员和服务人员，大厅应该整洁，报到处应该容易找到。当

人数众多时，应该有足够的电梯设备。询问处应该全天候有人

值班，立即回复有关电话询问，尽速转送留言。对客人的服务

也是必须的，包括药局、礼品店、柜台服务和保险箱。饭店住

房应该舒适、整洁，家具完好，现代化冲浴设备，充足光线，

足够的衣橱空间和衣架，以及烟雾警示器和火灾逃生资料清楚。

走道应该整洁，包括清洁人员尽速清理通道和烟灰。每层楼应

该有冰块和饮料，电梯服务也是必须的。会议房价和一般房价

也需要考虑，以及房间类别如高楼层或低楼层、面海景或面山

景。会议房价需要确定，需要保证数量和订金。进房和退房的

时间也需要确定，取消预订的房间需要在什么时间内取消，付

款方式和接受哪几种信用卡也需要考虑。

餐饮服务也是必须的。公共区应该清洁和外观良好，备菜

区应该干净，最忙时段应该有足够的人力，工作人员的态度也

是必须的。

会议活动的策划需要关注以下几个方面：

1.主题鲜明：会议策划应该紧抓会议主题，确保主题鲜明。

2.合理可行的策划：制定合理可行的会议活动策划，确保

策划能够顺利实施。

3.目的性：会议策划应该根据会议目的和目标来开展筹划

活动。

4.预测性：策划具有前瞻性，需要基于对未来事情做出较

为科学的可行性预测的基础上制订。

5.科学性：策划是建立在科学基础之上的预测和筹划，需

要通过充分的调查研究、多方的了解比较、全面的概括总结来

作出较为科学的预测。

6.可行性：周密严谨的策划能够快速行动，指导人们有条

不紊地开展各项工作。

在会议策划中，需要注意以下几个方面：

1.大型活动的费用、创意性、质量与服务、多样菜单、税

和小费、特别服务、特制菜单等要素。

2.酒的规定，包括禁止服务时段等。

3.现金交易酒吧规定，包括调酒师费用、出纳人员费用、

点心价格、保证数量规定等。

4.展览空间的相关要素，包括卸货点、货运接收区、设备、

地面承载量、警卫区、防火逃生口、展览与餐饮、洗手间、电

话的距离等。

在策划会议活动时，需要确保会议主题鲜明，制定合理可

行的策划，关注会议目的和目标，具有前瞻性和科学性，同时

要注意大型活动、酒的规定、现金交易酒吧规定以及展览空间

的相关要素。

会议是达成特定目标和目的的重要手段，不同类型的会议

需要不同的环境。因此，在召开会议之前，我们需要收集各方

面的信息，以制定计划并完成各项工作。

作为会议策划者，需要承担多重角色，包括与采购人建立

良好关系、注重细节、解决问题、协商、管理财务、安排菜单、

接待贵宾和外国客人、熟悉各种礼仪等。任务包括制定计划、

制定议程、了解场所和设施情况