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南方医科大学

党群、行政类档案管理实施细则(试行)

校办字[2007]167号

学校机关各部(处、室)，各学院、附属医院，就业指导中心，南校区管委会，基因工程研究所：

为了提高我校党政档案的质量和管理水平，更好地为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本细则(试行)。

1.党、政档案工作的基本原则

1.1凡是学校在党群、行政管理中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党群或行政类档案（以下简称党、政类档案）。

1.2党、政类档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

1.3党、政文件材料应严格实行文字形成部门立卷归档制度。

1.4党、政文件材料的归档工作应坚持“两全”：全校教职员工全程自觉参与档案工作；实行“三纳入”：即纳入学校和各单位的规划和计划、纳入管理制度、纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

1.5学校各二级门类档案负责部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同学校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

1.6要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。

2.党、政档案归档范围的确定

2.1确定的原则

2.1.1归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值、凭证作用和研究价值。

2.1.2归档的党、政文件材料必须准确、完整、客观的反映学校党政部门职能活动的全过程。

2.1.3归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

2.2归档的主要内容和重点

2.2.1归档的主要内容包括党群、行政（教学、科研、设备、财会、基建、外事、声像、以及出版类文件除外）的内容。

2.2.2归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，归档文件必须按国家档案局的要求，采用双转轨制的做法，电子版和纸质文字材料一起归档。特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件，上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

2.3不归档的文件材料

2.3.1上级机关普发供参考、不办的文件材料；

2.3.2上级机关发来供工作参考的抄件；

2.3.3上级机关征求意见未定稿的文件；

2.3.4重份文件；

2.3.5无参考利用价值的事务性、临时性文件；

2.3.6未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、油印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

2.3.7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

2.3.8无特殊保存价值的信件，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；

2.3.9学校内部互相抄送的文件材料，介绍信等；

2.3.10本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

2.3.11为参考目的从各方面收集的文件材料；

2.3.12非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

（以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存。）

3.党、政文件材料的部门立卷和归档流程

3.1形成积累

3.1.1学校各二级单位、部门均为立卷单位，分工归口立卷。

3.1.2各立卷单位、部门根据历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，参照附件，编制案卷类目。

3.1.3每一个立卷归档单位、部门的专（兼）职文书处理人员或档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。

3.2立卷

3.2.1立卷原则

文书处理人员或档案人员立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷。以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

3.2.2立卷分工

3.2.2.1中共中央、国务院、省以及地市党委、人民政府、国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党政办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位、部门立卷。

3.2.2.2以党委、学校名义的发文，由党政办立卷归档纸质文字材料（一般应保存两份以上），以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的应有两份以上。

3.2.2.3党委和学校召开的代表大会、全委会及其党委会、扩大会、行政办公会所形成的材料，由党政办立卷归档；职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干