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销售客户档案管理制度

销售客户档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特

制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动

工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、

项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管-理-员负责。

四、档案管-理-员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据

齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：

每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管-理-员分别向各主管部门收集应该

归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管-理-员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

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5.档案管-理-员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归

档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规

定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规

定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案

可直接通过档案管-理-员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经

理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁

止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审

批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由

总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总

经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

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②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管-理-员填写《公司档案资料

销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档

案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管-理-员须认真核对，将批准的

《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。

登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经

理办公室主任指定专人监督销毁。

客户档案管理制度

第一章总则

一、目的

为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性

和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。

二、范围

与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和

未来的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。

三、职责

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公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客

户档案管理；人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

第二章档案的内容和建档方法

一、客户档案的内容包括以下四项资料：

1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电

话；经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学

历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织

形式、业种、资产等方面。

2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营

方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。

3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业

务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作

态度等。

4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、

保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、

以往出现的信用