批量制作信封.docx

如果你在做这样的工作：为每个客户打印信封、向每个参加会议的客户发送邀请函……就会被庞大的数据量导致的巨额加班工作彻底吓倒：客户的数量可能是几百个甚至上千个，每个人的地址都不一样；参加会议的人到会时间和住宿安排各不相同……尽管公司的数据库或Excel表中已经有了现成的数据，可是，要基于这些数据制作各式各样的信封、文档、邮件，用复制/粘贴的老办法吗？没有人会傻到这种程度，准备熬几个通宵来做这样的重复工作。

解决上述各种问题的锦囊妙计就是用Word的“邮件合并”，它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效率。

批量制作信封

如果要向每个客户发信，就需要为每个客户打印信封。要是用手抄信封的土办法，不仅容易出错，还会效率低下，极度疲劳。

用邮件合并就简单多了：首先需要在Word中制作出一个信封文档，这个文档称作“主文档”。然后将它与存放客户数据的Excel表或数据库建立连接关系，存放数据的文件称作“数据源”。最后将主文档和数据源合并，就能成批制作出所需的信封了，而且每个信封上的收信人地址等内容是不一样的。

设计信封

利用向导可以轻松地设计信封。从菜单选择【工具】|【信函与邮件】|【中文信封向导】命令，显示信封制作向导，如图1所示。

图1信封制作向导

如果出现下面的提示，说明该功能尚未安装，拿出你的office光盘，然后单击【是】按钮。

单击【下一步】按钮，选择标准信封样式，如图2所示。在“信封样式”中，可从下拉列表中选择与您手边的信封尺寸规格相同的信封。

图2选择标准信封样式

单击【下一步】按钮，选择生成信封的方式，如图3所示。由于目前只需制作一个信封作为邮件合并的主文档，因此选择“生成单个信封”即可。还可以选中“打印邮政编码边框”选项。

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图3怎样生成信封

单击【下一步】按钮，输入收件人的姓名、地址和邮编，如图4所示。由于此信封是主文档，供将来批量生成的信封做模板，因此无需填写姓名和地址等信息，按图示填写提示文字即可。

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图4输入收件人的姓名、地址和邮编

单击【下一步】按钮，输入寄信人的姓名、地址和邮编，如图5所示。将来批量生成的每个信封上都需要填写同样的寄信人信息，按图示填写正确的寄信人信息即可。

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图5输入寄信人的姓名、地址和邮编

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图6完成信封的制作

单击【完成】按钮，即可得到制作好的信封，如图7所示。

图7制作好的信封

这个信封文档就是邮件合并功能中需要使用的主文档。主文档中要预先设计好文档的格式和页面设置，并预先填好将来在批量生成的每个文档中出现的内容相同的文字（例如：发件人的地址、姓名和邮编）。在批量生成的每个文档中内容不同的部分可以输入提示性文字（例如：城市、地址等）。

按照上述原则，只需在“姓名职务”后添加一个“收”字，以便让它出现在之后生成的每个文档中。其他文字都已经在向导中添加完毕。

用“邮件合并向导”批量生成文档

在进行邮件合并之前，可以先浏览一下数据文件。数据文件一般可以是Excel表格、Access数据库或Word表格，甚至还可以来自SQLServer或Oracle数据库。本例以Excel文件作为数据源，如图8所示。

图8作为数据源的Excel文件

用作数据源的文档，应在第1