会议管理 培训ppt课件.pptx

会议管理培训ppt课件

CATALOGUE目录会议管理概述会议筹备会议进行管理会议后管理高效会议技巧常见会议问题与解决方案

CHAPTER会议管理概述01

会议是一种组织或机构中，为了解决特定问题、传达信息或协调工作，聚集相关人员共同参与的活动。定义会议的目的通常包括讨论问题、做出决策、分享信息、协调工作等。目的会议的定义与目的

会议的重要性提高工作效率通过会议，组织成员可以集中讨论问题、协调工作，从而提高工作效率。促进沟通与交流会议是组织内部沟通交流的重要渠道，有助于加强成员间的联系和了解。统一思想与行动通过会议，组织可以统一思想、明确目标，使成员在行动上保持一致。

可以分为决策会议、信息交流会议、协调会议等。按目的分类可以分为面对面会议、电话会议、视频会议等。按形式分类可以分为大型会议、中型会议、小型会议等。按规模分类会议的分类

CHAPTER会议筹备02

确保会议目标与组织战略目标一致，明确会议要解决的问题或要达成的成果。根据会议目标，列出会议议题，确保议题与目标相关且具有实际意义。确定会议目标确定会议议题明确会议目的

根据会议议题，合理安排议程顺序，确保议程内容覆盖所有重要议题。设计议程结构为每个议题设定合理的时间，确保每个议题得到充分讨论，同时避免时间浪费。分配议程时间确定会议议程

选择适宜时间考虑参会人员的日程安排，选择一个对大多数人方便的时间。选择合适地点确保会议地点设施齐全，满足会议需求，提供舒适的讨论环境。选择会议时间和地点

确定参会人员名单根据会议议题和目标，确定需要参与的参会人员。发送邀请和通知提前发送会议邀请和相关通知，确保参会人员有足够时间准备。邀请与通知参会人员

CHAPTER会议进行管理03

手工签到、电子签到、扫码签到等，根据会议规模和需求选择合适的签到方式。签到方式签到流程签到注意事项制定详细的签到流程，确保参会人员能够快速、准确地完成签到。明确签到时间、地点、人员及所需材料，避免出现混乱。030201会议签到

合理安排每个议程的时间，避免议程过于紧凑或过于松散。时间安排明确主持人的职责，包括引导议程、协调议程时间等。主持人职责根据实际情况灵活调整议程，确保会议顺利进行。议程调整会议议程控制

纪要内容包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容及决议等。记录人员指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。纪要分发及时将会议纪要分发给相关人员，确保信息传递的及时性和准确性。会议记录与纪要

提问、讨论、小组活动等，根据会议需求选择合适的互动方式。互动方式制定详细的互动流程，确保互动环节有序进行。互动流程对互动环节进行评估，总结经验教训，为下次会议提供参考。互动效果评估会议中的互动环节

CHAPTER会议后管理04

会议总结与反馈会议总结对会议的主要议题、讨论内容和结论进行总结，明确会议的目标和成果。反馈收集向参会者收集对会议的意见和建议，以便改进未来的会议组织和管理。

根据会议讨论和决策，制定具体的行动计划和决议。决议制定确保决议得到有效执行，并对执行情况进行跟踪和评估。执行与跟踪会议决议的跟踪与执行

文件整理将会议相关的文件、资料和记录进行整理和分类归档。信息发布将会议成果和重要信息及时发布给相关人员，确保信息的准确传达。会议文件归档与整理

CHAPTER高效会议技巧05

时间控制主持人应掌控会议进程，避免议题偏离主题或讨论过于冗长，确保每个议题都能在规定时间内完成。时间利用充分利用会议间隙时间，进行休息、交流或准备下一议题，提高会议效率。时间规划制定详细的会议时间表，确保每个议题都有足够的时间进行讨论，避免会议时间过长或议题时间不足。时间管理技巧

123发言者应简明扼要地陈述观点，避免冗长和复杂的表述，确保信息能够被准确理解。清晰表达与会者应认真倾听他人的观点和建议，给予积极的反馈和回应，促进信息的交流与共享。倾听与反馈注意肢体语言、面部表情和语气等非语言信息的表达，确保信息传递的一致性和有效性。非语言沟通有效沟通技巧

03方案实施与跟进制定具体的实施计划，明确责任分工和时间节点，对方案实施过程进行跟进和调整。01问题识别与分析明确会议中需要解决的问题，对问题进行深入分析，找出问题的根源和影响范围。02解决方案提出鼓励与会者提出多种解决方案，进行充分的讨论和比较，选择最优方案进行实施。问题解决技巧

CHAPTER常见会议问题与解决方案06

参会人员迟到问题参会人员迟到是会议管理中常见的问题之一，这不仅浪费了宝贵的时间，还可能影响会议的进程和效率。总结词为解决参会人员迟到问题，可以采取以下措施：提前通知会议时间和地点，确保参会人员有足够的时间准备和到达会议地点；制定严格的签到制度，对迟到人员进行记录和提醒；设置等待区域，为迟到人员提供必要的资料和信息，以便他们快速进入会议状态。详细描述