大型会议、接待、重大活动保障方案.pdf

一、重大活动的应急处理

1.为重大活动的顺利进行做好一切准备工作，组织人力、物力有针对性和主

动地做好突击清洁工作，加大保洁力度，完成重大活动中安排的临时性工作。

2.必要时根据甲方需求增派保洁人员协助。

3.重大活动结束后，迅速清理现场，并防止意外事故发生，如烟头、设备长

期运转等引起的火灾，机密性文件的遗失等。

二、参观、采访、迎接上级检查的应急处理

1.遇重大参观、采访、迎接上级检查时，接到甲方提前通知后，根据甲方要

求进行突击性服务。

⒉必要时从其他项目调动人员协助。

3.组织专人对参观线路反复进行检查，以免遗漏。

4.结束后做好清理、清扫等善后工作。

（一）高级别会议服务

——会前准备工作

1．会议接待室布置与相关主管部门协商，请主管部门在会前将会议接待编

导计划通知管理处，计划内容包括：会议接待时间、到会者身份、出席人数、接

待规格、室内布置要求、桌椅摆放形式、特殊服务（如茶叶标准、点心、水果、

台布、毛巾、空调温度、音响、投影、灯光、花卉等），管理处根据会议接待编

导计划，帮助采购和进行会议接待室的布置，并根据会议接待布置经验提出合理

化建议。在所有布置准备工作完毕后，请主管部门检查，并在会议接待前再自查

一次，以避免会议接待准备出现差错。

2．会务安全保障

（1）在会议召开前，对会场周围的环境进行安全检查，排除一切可疑因素，

同时我们对服务保障工作进行全面自查，如全部设备、保洁、绿化、保安等工作，

确保万无一失。

（2）组织员工重温各种情况出现时的“紧急情况处理方案”，做到有备无患。

3）对与会议有关的场所、设备、建筑、陈设等，除派员对会议接待场地

进行安检外，还要请公安消防、建筑设计及其他有关部门会同有关单位进行联合

安全检查，管理处主动介绍情况，配合专业部门做好安全检查工作，消除易燃物

品，排除一切不安全因素，确保大会的安全。

（4）运用“隐型服务”，除电梯操作员和保安员站岗外，其他物业人员采用

“隐形服务”或处于待命状态。

（5）当重要活动需要特殊安排时（如接待重要贵宾、升旗仪式等），配合主

管部门拟定执行计划，并按计划演练，确保完满完成任务。

3．会议工作的安排

（1）利用充足的时间在会议前检查灯光、空调、电梯、影视音响设备是否

正常，有异常的及时向主管领导报告并对能维修的及时进行维修，保证不耽误会

议的进行。

（2）提前仔细做好会议室的桌、凳和地板的清洁保洁工作，保证给与会人

员一个舒适整洁的会议环境。

（3）注意做好自己的仪容仪表，穿上标志明显的工作服，佩戴工作牌，提

前30分钟到场。

（4）提前将消毒过的茶杯按位置摆放好，准备好茶叶，提前15分钟在会议

室门外面带笑容等待迎接到会的人员。

（5）管理处在接到会议通知后，应在短时间内作出详尽的会务安排并及时

向相关主管部门汇报，在得到批准后，尽快落实执行；管理处根据需要，提前一

天准备好横幅并摆放好鲜花，布置好现场；提前一天对会议室进行全面检查，并

与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时加大力度

对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道进

行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，无关人员禁止进入会议室；服务员

在穿戴整齐和端正仪表后，提前1个小时到岗，并提前15分钟在会议室门外面

带笑容站好等待迎接参会人员。

4．会议接待的保密管理处平时做好员工安全保密方面的培训，会议前对员

工重申保密纪律，做好防范教育工作，确保不出丝毫的闪失。

——会中服务工作

在所有会议接待准备完成后，会议接待服务主要靠会议接待服务人员，其

他人员都应回避，并根据各自岗位规定恪尽职守。

2．会议接待服务人员做好宾客迎接、签到、安排就座、沏茶、补茶水、送

客等全方位的服务。会议接待服务人员将相关物品送到门口，由会议主管部门指

定专人为宾客服务。

3．会议接待服务员举止大方，并根据领导饮用茶水的习惯每隔15分钟加茶

水一次。4．服务工作做到细微之处，服务人员做到三轻：走路轻、讲话轻、

动作轻。

5．管理员负责对现场的服务工作人员进行监督检查，巡视会议室的准备情

况和会议的进行情况，如发生突发事件及时应对。

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