第二章-动手布置办公室环境.ppt

第二章

（1）相向式：以小组或团队为单元的办公室布置样式，易于定型业务的操作，便于沟通。一、办公室布置技巧1、常见的办公室布置的样式有：相向式、背向式、小间式、围坐式、同向式、链杆式、层叠式。（2）背向式：做到了个人集中精神与小组、团队内部相互沟通的有机统一。（3）小间式：用墙体或隔板出文员的个人工作空间，最适合于集中精神思考的布置样式。（4）围坐式：有利于办公室配置的效率化，同样也便于沟通。（5）同向式：具有使用办公室文员无法用目光进行交流，以及可达距离明确的特征。（6）链杆式：既可以保护办公室文员的个人隐私，又便于沟通。（7）层叠式：收放功能最强，属于可达距离明确的类型。2、根据工作需要和工作职能，办公室布置应注意：（1）主管办公公区域：保留适当的访客空间和秘书保持最密切的联系（2）与公众接触频繁的部门（行政部、前台）：应设在入口处或者通向走廊，避免穿过工作区的次数（3）业务处理者：安置在中央，位置次序面向同一个方向，便于交接文件和沟通。（4）审计部门位离于行政区较远的地方，有利于工作的保密与高度集中。（5）主管的工作区域位于工作区域的后方，便于控制和监督二、办公设施的合理配置（1）亮度：500—1000勒克斯最为适合。1）光线的量；2）光线的质；3）光的设计。?光亮宜遵循以下原则设计：①降低光源强度；②避免直接光射；③避免物体遮光。看一看：小案例:请问：听了这个小故事，你有什么体会？办公环境的构成要素（1）、硬环境A、绿化环境B、空气环境C、光线环境D、声音环境（2）、软环境主要包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素质等社会环境（2）办公桌椅7）主管位置位于员工座位之后，使主管可观察到其他员工的工作状态8）自然光来自桌子的左上方或斜后上方，职员勿面对窗户、太靠近热源或坐在通风口上。9）有足够的电源插座，供办公之用10）保证常用的资料文件档案放在伸手可及的地方，便于查找11）办公室的百叶窗应调整保持一个角度。12）办公桌排列按照直线对称原则和工作程序的顺序。避免倒退、交叉与不必要的文书移动13）同室工作人员朝面门的同一方向，避免面面相对，互相干扰13）办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。14）在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。15）办公桌和办公区域要保持清洁。办公环境布置原则：1）有利于沟通2）便于监督3）协调、舒适（3）隔音设备选用吸音、隔音材料；临街的窗户可以使用中空玻璃对容易发出噪音的办公用具放置软垫；办公室内辅设地毯秘书应尽可能地减少人为产生的噪音办公桌折射你的职场个性三、办公桌的整理（1）办公用品主要包括五大类：①?纸簿类包括复印纸、标签纸、复写纸、信封、笔记本、收据本等；②?笔尺类包括各类笔、橡皮、赤子、修正液等；③?装订类包括订书器、剪刀、胶带、大头针、曲别针等；④?归档用品包括文件夹、档案袋、收件日期戳等。办公用易耗品主要有哪些？（2）办公用品发放程序：①???专人管理发放；②???规定发放时间；③???急需物品处理；④???印制物品申请表；⑤???填写申请表，主管批准；⑥???清点核实物品；⑦???提醒节约使用。（3）节约用品措施：①?复印需经主管批准，专人管理；②?专人管理传真机并做记录；③?按需使用计算机、打印机、因特网，加强监督；④?减少打私人电话，控制国内、国际长途电话，核对电话账单；⑤??节约使用纸笔等办公用品。(1)个人工作环境的要求A、保持台面、地面、电脑、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁B、经常保持办公桌面的清洁、整齐、美观，不乱放零散物品，不放置个人的生活用品C、电话按键和听筒，电脑键盘要经常用酒精棉消毒D、来访者用过的茶具应及时清洁干净，并重新摆好，用过的一次性杯子应及时清理E、保持电脑、电话等办公自动化设备的线路整齐，经常检查线路是否有破损情况，检查电源插头是否有松动等不安全的情况F、报纸、杂志、资料、文件等要及时进行清理，摆放到文件柜等固定地点存放G、每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、空调等是否关闭、抽屉、柜门等是否上好锁。(2)保持你的上司的工作环境的整洁

经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁每天定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适