采购流程及岗位职责.pdf

一，下单：

1.通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货

编码，产品型号，数量。

2.分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有

以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。

3.采购审核员根据具体情况进行定单审核

4.定单传真给客户以后，采购员需要与客户确认采购信息，并要

求签字回传。

二，跟催：

采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采

用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。

三，入库：

一）.实物入库：

收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供

应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定

单不符，征求采购员意见是否可以收下。

二）.单据入库：

采购员根据检验合格单，将检验单上的数据入到用友中，便于以

后对帐。但也存在些问题，表现为：1.外加工的检验合格单没有

入库；2.采购入库定单号和数量比较混乱。

采购填写退货单，进行定单退货。

五，对帐：

一），月结表：

每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购员根据我

公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结

表。

目前月结表中出现以下不足之处：无定单号，存货编码，退货数

量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。

二），增值税发票：

校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的

材料名称，数量，金额。

在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额，特指一张

定单只有一种材料的情况。

六，付款：

根据付款周期编制付款计划，安排付款。

询价采购是指对几个供货商(通常至少三家)的报价进行比较以

确保价格具有竞争性的一种采购方式。

询价采购工作流程

一、询价准备

1、计划整理。采购代理机构根据政府采购执行计划，结合采购

员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。

2、组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人

以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，以

随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。

3、编制询价文件。询价小组根据政府采购有关法规和项目特殊

要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采

购方案、编制询价文件。

4、询价文件确认。询价文件在定稿前需经采购人确认。

5、收集信息。根据采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信

息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。

6、确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相

应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发

出询价通知书让其报价。

二、询价

1、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。

2、递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报

价函，工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。

3、询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会，确

定询价组长，宣布询价步骤，强调询价工作纪律，介绍总体目标、

工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。

4、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价

记录并签名确认，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最

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确定一至二名成交候选人并排列顺序。

5、询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价

小组成员及监督员签字后，方为有效。

三、确定成交商

1、采购人根据询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的

排列顺序确定成交人。当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提

出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成交人。采

购人也可以授权询价小组直接确定成交人。

2、成交通知。成交人确定后，由采购人向成交人发出《成交通

知书》，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。

3、编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内，就

询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。

采购知识1、尽量收集多一点产品信息：我不熟悉这个产品，但

是我会尽我最大的努力寻找懂得这个产品信息的人，从别人那去

学到自己本来不知道的东西。那怕是一丝丝信息都算是学习和进

步。

采购知识2、做事情要有条理：我基本上会每天记录下来，我所

做过的工作，处理的事，对没有处理好的事，要求次日，或紧接

处理，尽量做到问题不推迟，尽最快解决。

采购知识3、工作有计划：在每一天结束前我会在头脑里打旋我

什么事没完成，明天的主要事情是什