科研档案整理及管理系统应用指南.doc

PAGE32

科研档案整理及管理系统应用指南

目录

TOC\o1-4\h\u19974科研档案整理指南 2

32248第一章概念 2

6624第二章整理要求 2

31135第三章进入“档案管理系统”录入目录 3

23534第四章归档 4

7306科研档案管理系统应用指南 5

8077一、登陆方式（任选一种） 5

5548二、输入目录（任选一种） 6

3269（一）批量导入 6

22092（二）逐条输入 15

316671、创建档案表 15

67112、添加文件 16

5235三、上传文件 19

24214四、打印“移交目录” 21

26397五、常见问题 22

93221、无法登陆系统，点击登陆没有反应 22

12262、无法添加文件，点击“添加”没有反应 23

10243、无法打印，点击“打印预览”后一直显示“正在生成目录” 23

10699六、联系我们 24

科研档案整理指南

第一章概念

第一条科研档案是指凡在科学技术研究（包括自然科学研究和哲学社会科学研究）项目（课题）的管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

第二条科研档案由科研工作综合性、管理性文件材料和科研项目材料组成。

第三条科研工作综合性、管理性文件材料整理单位“件”，科研项目材料整理单位“卷”

第二章整理要求

第四条科研工作综合性、管理性文件材料整理参照《兰州大学部门归档文件整理细则》

第五条科研项目材料整理

1.根据材料形成规律，将每个科研项目文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一个项目一卷或一个项目数卷；

2.按科研项目的科研准备阶段、研究阶段、总结鉴定验收、成果奖励申报及推广应用五个工作阶段整理、组卷；

3.每卷分别用铅笔编写页码，正面编在右上角，背面有文字图表的编在左上角；

4.如果一卷的页数超过200页（A4单面），超过100页（A3单面），请将此件分成两件或多件，每件单独编页。

5.成套、成册的科研文件宜保持其原有形态，如有系统准确的页号，可以不再重复编；

6.整理时注意剔除多余的重份文件和不必要的复制件；

7.归档文件材料的装订：在保证文件材料完整、安全的情况下可以不装订，经档案馆人员审核后装订；如果装订，请购置不锈钢针装订，统一采用在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订；

第三章进入“档案管理系统”录入目录

第六条录入注意事项：

1.同一项目录入一个档案表，著录项目按实际内容填写；

2.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可使用规范简称。两个单位以上，一般只填写主办单位。合同、协议应填写甲、乙两个单位名称；

3.文号：填写文件的文号，项目编号，不能省略，无编号的，不用标识；

4.题名：照录文件标题，不得省略或变更。无标题、标题不规范、或标题不能反映文件主要内容，应全部或部分自拟标题，自拟内容需加方括号“[]”；

5.日期：填写文件的形成时间，或结题时间，一般以落款为准，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2001年5月2日，2001年11月8日，分别标注20011108；

??6.页数：填写每份文件的总页数，总页数以每份文件的最后一个页号为准；

7.备注：注释文件需说明的情况；

8.在录入时，请将文件的电子版全文上传。

第七条录入流程：

参见“科研档案管理系统应用指南”。

第四章归档

第八条归档类目及范围：参见《兰州大学全宗档案整理分类编号方案简表、类目设置、归档范围及保管期限表》

第九条归档时间：项目竣工后的三个月内

第十条打印移交目录：在目录空白处单位主管领导、归档整理人签字，并加盖公章；

第十一条将归档材料按照目录顺序放置；

第十二条在档案馆主页-下载中心下载“备考表”，如归档材料有需说明的，可加以说明，如无说明只需在“归档整理人”处签名，并填写归档日期。

第十三条与档案馆联系，移交档案。

第十四条经档案馆验收合格后归档。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接受，限期改正后归档。

联系电话：8910927联系人：李田妹陈闻歌梁振林

科研档案管理系统应用指南

一、登陆方式（任选一种）

1、打开链接：:800/

2、打开档案馆主页，从下图所示登陆

登陆成功如下图所示：

二、输入目录（任选一种）

（一）批量导入

1、下载EXCEL模板（档案馆主页-下载中心-科研项目归档目录模板，根据模板填写。

2、数据导入

填写完上一步的EXCEL表格后，登陆系统，如下图所示：

点击上图的“系统设置”，出现如下界面：