学校搬迁服务学校档案资料搬运.doc

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学校搬迁服务学校档案资料搬运

目录

TOC\h\z\u第一节档案信息管理系统 2

一、现状问题 2

二、系统设计目标 3

三、系统功能架构 4

四、技术架构设计 5

第二节档案室搬迁注意事项 7

一、档案搬迁面临的主要问题 7

二、档案搬迁工作注意事项 8

第三节档案搬迁工作方案 9

一、总体要求 9

二、基本原则 10

三、组织领导 10

四、主要任务 11

五、责任分工 11

六、时间步骤 13

七、注意事项 14

第四节智能密集柜提供 15

一、主要技术参数 17

二、密集柜系统框架图 18

三、系统功能 20

四、智能部分配置 21

五、智能控制系统部分主要材料 25

六、操作使用说明 27

七、故障维修排除 30

第一节档案信息管理系统

一、现状问题

档案管理由于其特殊性、繁复性、重要性、历史性等特征，很多企事业单位在这部分的管理明显跟不上现代信息化发展水平。

主要突出表现的问题是：

1.档案管理无序化

2.档案管理人工工作量巨大

3.检索再利用困难

4.无法适应政府信息化带来的无纸化归档要求

信息化发展起来后，几乎所有办公流程、邮件、收发文、公文、公告等重要业务，全部实现无纸化办公存储。其中重要的公文、流程、收发文等，按照管理规则，全部需要归档保存；还有OA系统中流转传递的种种重要邮件、文档、公告等，也有归档的需求。个人空间有限（100一200M），是无法满足所有邮件、流程、公文的永久保存的。所以在此情况下，重要文件的归档管理需求，显得更加突出。

所以让政府重要的信息文档安全保存，方便检索、可再利用，是档案管理信息化必须要解决的问题。

二、系统设计目标

建设高效规范的学校档案信息管理系统，是提高政府管理信息化水平、促进政府发展的重要基础之一。档案信息系统建设目标是：

1.实现所有档案管理工作信息化

实现从档案采集、分类、归档、管理、检索、查阅、销毁等整个档案全生命周期的信息化管理，取代过去档案信息的人工分检和人工查阅。尽最大可能实现所有资料电子化、信息化管理。

3.提高学校档案管理安全管理水平

所有档案信息化管理，采用双线备份、实现学校档案资料线下纸质、线上电子存档的双线管理，帮助学校将重要的产品技术、科技信息、项目成果、档案资料尽最大可能实现电子化、代码化管理，线下线上相结合。保证这些重要资料的安全保存和管理。

4.提升学校档案管理水平

学校档案不仅是政府发展的宝贵历史和财富，也是未来产品更新换代、科技探索进步、制度变更完善的重要资料库，为一代代企业管理、技术、应用人员提供着无限的资源和支持。所以为满足学校日益加快的发展速度，必须重视档案信息化管理，提升学校重要产品、科技、文件、制度等文档资料的检索、查阅、再利用的速度。建立完善的学校重要资料档案库，实现所有档案的电子化、信息化管理、双线管理，通过先进的检索工具，实现学校资料的快速查阅、科学变更、及时积累的功能。为学校带来便利。

5.实现学校XX系统并行安全归档

XX协同办公系统中的档案管理系统，实现XX办公平台中几乎所有重要工作内容的及时归档和管理。保证XX系统负载均衡，轻负担运行，同时也保证政府无纸化办公中，重要流程、公文、文档的科学企业管理。

三、系统功能架构

系统架构本着“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的设计原则，将系统分为采集、管理、利用、注销4大部分。

四、技术架构设计

1.存储方式设计

XX档案管理系统，对系统文件可进行同步归档，极大节省了人员审核、工收集的麻烦。

系统文件，在被采集归档管理时，会被同步复制到档案数据库中，重新分类保存。而档案数据库对文件、电子化内容的保管，安全级别更高，实行全库归档模式运行。非自然灾害情况下，必须安全保存，不可损坏、丢失。

2.存储内容设计

XX档案信息管理系统，采用矩阵列表设计，不仅可方便存储普通文档类资料，还可存储图片、音频、视频等各类多媒体素材资料。数据库设计能保证大容量、多媒体电子档案的安全、稳定存储和查阅。不损耗、不铁、安全保存。

3.系统功能设计

XX档案信息管理系统依据企业档案管理流程，分为信息采集、档案管理、档案利用、注销记录四大功能模块，完整实现档案生命周期管理。

第二节档案室搬迁注意事项

学校档案的搬迁不仅是学校档案库房进行简单的空间转移，更是涉及到了对档案库房内档案的统筹规划、安全保密等很多工作。学校搬迁是一个非常复杂庞大的工程，搬迁过程中也会出现很多问题，需要针对这些问题制定出合理的解决措施，让学校档案搬迁工作更好的开展。

一、档案搬迁面临的主要问题

档案库房的建设与搬迁面临的最重要问题