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案例1:库存管理系统

第一节系统调查与分析

以美国某批发服务公司的计算机信息系统为例。

该公司从生产厂家购进各类商品放入仓库，接受各地零售商的订单，按要求将货物运到指定地点。一般说来零售商总喜欢首先到这个公司订货由于它的批发价格较为低廉。但是，如果某个零售商的订货要求得不到满足，它就会转向其它公司订货，从而使这个公司失去顾客。零售商的订货量是受季节影响的。

为了满足顾客订货要求并尽量减少库存积压，该公司计划开发一个库存控制系统。主要目的有:1)为顾客订货提供更好的服务;2)控制库存水平;3)决定向厂家订货的时间和批量。

一、系统调查与分析

系统开发队伍由用户、计算机工作人员和上层领导。它们用几周时间调查了现系统的工作情况和存在问题。产生了如下报告。

1.现存系统

现存系统的工作流程如图6-1所示。全部处理工作都是由手工来进行的。有的商品由于担心订货无法满足而造成严重积压;有的商品由于错过了合适的实际而使顾客转移到其它公司。目前的订货时间基本上是由仓库保管人员决定的。它们凭经验给出一个最佳订货点，当发现库存货物低于此点时，便向采购部门发出订货要求。同时仓库保管人员无法参考销售预报结果。

2.计算机系统的目标

,在不降低顾客服务水平的前提下，减少库存水平

,改善订货策略

,对于由季节变化和具有缓慢变化趋势的商品，改善它们的库存管理

,搜集销售数据，从中分析销售趋势以保证适当的购买策略和库存水平。

3.决策内容

,每一季度中都应订购什么货物,

,在季节中应追订哪些货物,何时追订,

,每次应追订多少货物,

,哪些货物应该从仓库中淘汰,

4.信息流

仓库保管人员每天检查实际库存。当发现库存货物低于订货点时，便于日末向采购部门发出订货要求。采购部门检查该商品的是否已经在订，如果没有则发出订货书，如已在订，则催促厂方尽快交货。在每季度末，采购部门分析采购的订单并估计下一季度各种商品各需要订货多少，据此确定下一季度的订单。各月平均发出的订单数量如表1所示。

表2-1信息流量调查结果

月份平均订单数月份平均订单数

一月4100七月5,000

二月6,700八月5,100

三月7,800九月6,200

四月8,400十月9,500

五月5,400十一月10,100

六月4,600十二月8,200

合计81,100

每月平均订单数6,758

每天平均订单数

222每天最多订单数

每张订单上的平均商品类数500

5.1

5.几种不同方案的比较如表2-2:

表2-2

选取方案方案1对现系方案2用简单的经方案3购买现成方案4开发在线

统稍加改善济订单批量模型的库存控制软的库存控制系

进行计算机批处件包统

理

可满足多少指5%75%60%95%

定的目标

可节约的金额5000美元/年20000美元/年15000美元/年15000美元/年

无形的利益10%30%25%50%

开发所需时间3个月18个月6个月2年以上

总开发费用10000美元50000美元55000美元80000美元

6.几种不同方案的详细分析

(1)方案一

工作方式——所需费用最低，对组织的影响最小，但可以达到部分改善效果。

决策和信息流——最佳订货点和订货批量的决定变的较为科学，其它不受影响，信息处理方式不变。

所用设备——可不用计算机。

开发步骤——2、3个月即可。

对组织的影响——几乎没有影响。

对人员的影响——采购人员工作稍多一些，仓库人员工作相对减少。

费用和利益——计算最佳订货点的机时费和打印费。利益是可以减少库存积压和选取单位成本最低的订货量。

工作方式——库房人员每周向计算机输入货物进出数量2次。计算机自动完成订货检查和通知。采购部门按照通知订货，并通知计算机订货情况。该系统能够随时查询。

决策和信息流——对四种决策都起到较好的作用。仓库和采购部门输入信息，采购部门还要从计算机得到信息。

所用设备——可用穿孔卡片于输入，打印订货通知作为输出。在磁带上建立一个文件以存储各类商品的最佳订货点点和最佳批量。计算机可放在公司本部，而在批处理终端上运行本系统。

开发步骤——大约需用一年时间。但为了谨慎起见，估计为18个月(它包括最佳订货点和订货批量的计算以及相应文件的建立;批处理软件的设计、编程和调试;输入输出格式的设计;培训库房和采购部门如何填写输入表格，培训从事卡片穿孔和数据输入等工作的专门操作员。

对组织的影响——有必要在库房中专门安排几个人从事数据的准备和控制工作，也要有人负责把仓库填写的报表传送给批处理终端上的操作人员。据调查、