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公司文件管理规定

1.目的和作用

公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分

发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进展，是公司管理层的重要工

作。为实现文件管理的程序化、规*化，使文件的管理既高效又平安，特制定本规定。

2.管理职责

公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训，

抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。并对各职能部门的文

件管理工作进展指导和工作检查。

3.文件立卷归档管理

秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作：

3.1收集立卷文书材料。

应坚持平时随时收集文件进展归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕

的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保

存好底稿和正本。

3.2做好立卷类目的分类。

按照不同文件的性质分成假设干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管

理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。

3.3拟定卷内文件保存价值。

按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保

管期限。

3.4科学、合理地排列卷内文件。

应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是：

重要文件在前，次要文件在后。

政策性文件在前，业务性文件在后。

综合性文件在前，专题性文件在后。

正文在前，在后。

结论性文件在前，调研性文件在后。

3.5文件装订成案卷。

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定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，

然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进展装订。

3.6文件移交归档。

文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进展。移

交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。

4．文件的存放管理

文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作：

4.1加强文件平安性的管理。

文件应当有一个平安的存放之处，如专门的文件室与文件柜。

文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。

应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的

工作。

主管人员应经常对专管员进展文件平安督察。

4.2做好存放文件的分类工作。

按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知性文件存放。

也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进展分类。

对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。

本单位发文的存档件和余存文件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正式文件放入

待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余存份数，袋

内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表

上注销。

4.3做好文件的清退工作。

对于规定应办理清退的文件，秘书部门应制发清退文件通知单，并对应清退的文件加盖清

退签章。

清退的文件按时间要求可分为以下两种：

a.随时清退的文件。包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清

退的文件等。这类文件要求阅后尽快清退，否则会贻误工作。

b.定期清退的文件。这类文件大多是上级机关下发的文件，清退时间一般半年

清退一次，也可年终一次性清退