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案例分享|重复付款你遇到过吗?

【前言】人非圣贤,孰能无过?咱们会计人员也会犯错.重复付款,估计我们每个会

计人员都遭遇过,只是金额大小不同而已.本期大鹏就结合真实的经历,和大家说

说重复付款那些事.

 案例分享|重复付款你遇到过吗?

 最近,大鹏遇到了一件烦心事,一个下属子公司的财务经理付款审核把关不严,

导致该子公司重复支付两笔供应商货款,共计金额近五万元,此事不但在子公司闹

得沸沸扬扬,而且让总部的董事长也知道了,董事长大为恼火,让大鹏给出一个合

理的处理方案.作为公司的财务总监,此时的我心中亦是五味杂陈,对总部委派至

该子公司的财务经理(财务负责人)犯下的错误,只能套用鲁迅先生的那句话”哀

其不幸,怒其不争”来表达我此时的感受.

 事情经过是这样的:该子公司采购部门的业务人员申请支付供应商货款,财务经

理在办理好付款后没有及时将已付款信息告知业务人员,结果,业务人员误以为未

付款,在间隔数天后,又提交了同样的付款申请,子公司的财务部门未经严格审核,

重复将相同款项再次付出,结果,月末对账时,才发现重复付款.这已是发生的第二

起重复付款事件,先前就曾发生过一起,也是因为财务付款后未及时告知业务人员,导

致重复付款.让大鹏无语的是,我在第一起重复付款事件发生后就再次进行过付款

的警示教育(大鹏平时经常提醒下属人员付款要谨慎),结果……

 看到这里,诸位会计人员可能会替我们的财务经理大呼喊冤,业务部门重复提交

付款申请导致重复付款,与财务部门有何干系?咱们会计人员为何要受到处罚?且

慢,我们都知道,财务部门具有监督公司日常经营活动的职能,即使业务部门犯错,

重复提交付款申请,难道就能成为财务部门无错的理由?会计人员,你对每笔付款

都认真审核过吗?更何况,公司内控管理要求财务部门付款后要及时将付款信息告

知业务部门,但我们的财务经理没有严格执行付款前认真审核和付款后及时告知

的规定,所以,难辞其咎!

 其实,我们或许都觉得这个案例中财务经理犯的错误很低级,但现实工作中,我

们每个会计人员都在有意或无意地犯着类似错误.客观地讲,重复付款的主责在业

务部门,但是,财务部门难脱干系,为何这样说?第一、财务部门负有监督的职能,

对付款有审核的责任,对于业务部门提交的付款申请要从合法性和合规性等方面

进行审核,把关不严,或者根本就没有认真进行实质性审核,那就失去了监督的作

用.第二、财务部门要有服务意识,对于已付款信息要及时告知业务部门,这既体

现了财务对业务的服务和支撑作用,也是避免重复付款的有效手段之一.

 案例分享|重复付款你遇到过吗?

 大鹏一直认为,付款无小事,哪怕是错付(少付、多付或重复付)一分钱,金额虽

小,结果同样严重,影响同样恶劣.说小一点,是态度问题,说大一点,是责任心问题,说

严重点,则是不适合会计岗位(会计要有严谨的态度和对数字的敏感度).那么,如

何避免重复付款呢?第一、建立健全内控体系,完善付款相关流程,既要注意付款

前的审核,也要关注付款后的反馈,更要建立定期的对账机制.第二、加强宣贯,引

起重视,不仅对财务部门,也要对业务部门进行付款重要性的教育,提醒相关人员

严肃认真谨慎对待付款问题,避免犯错.第三、配套相应的处罚措施,追究相关人

员的责任,对于已发生的重复付款事件,绝不姑息,处罚或许不是最好的解决办法,

但是可以起到一定的警示作用.

 如果真的发生了重复付款事件,怎么办?第一、及时与收款方联系和沟通,说明

缘由,取得对方的理解,将重复支付的款项或者悉数退回,或者抵扣下次需支付的

货款.第二、如果遇到仅是一次交易后续不再有业务往来的客户,在”和解”无望

的情况下,或许就只能诉诸公堂了.

 再次提醒咱们会计人员,付款无小事!重复付款无论金额大小,其性质同样严重!

(打个不恰当的比方,与抢劫类似,不管抢到多少钱,其性质就是犯罪).最后,请大

家帮大鹏想一想,对于此次重复付款事件,我该向董事长给出一个什么样的合理处

理方案?

 小编寄语：会计学是一个细节致命的学科，以前总是觉得只要大概知道意思就

可以了，但这样是很难达到学习要求的。因为它是一门技术很强的课程，主要阐

述会计核算的基本业务方法。诚然，困难不能否认，但只要有了正确的学习方法

和积极的学习态度，最后加上勤奋，那样必然会赢来成功的曙光。天道酬勤嘛！