CY-AD-GZ004 行政类物资采购及管理规定（20160706）.docx

行政管理（CY-AD-GZ004-2.0）

策源股份规章制度手册文件

编号：CY-AD-GZ004

版本：2.0

策源股份

行政类采购及管理规定

编制

人事行政中心

日期

审核

日期

批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

2016/5/12

修订

重新定义资产类别

增加采购管理内容

取消发包

优化物资管理流程

刘宁

策源股份行政类采购管理规定

一、目的

为加强公司行政类采购管理行为，并进一步加强对管理过程中风险控制和廉政建设，将行政类产品的采购、申领、调拨、借用、保管、报废等全过程予以规范操作，在保证质量的前提下实现效率最大化，特制定本规定。

二、范围

本规定适用于上海策源置业顾问股份有限公司（以下简称策源股份）及上海策源房地产经纪有限公司（以下简称为策源经纪）的因管理需要、需共同遵守的所有制度。包括总部各职能中心、业务单位、策源股份与策源经纪控股的所有子公司、分公司的行政类物资的管理。合资公司参照执行。

三、定义

行政类物资：包括资产和服务，资产特指非生产性实物物资，包括但不限于日常办公用品、低值易耗品、固定资产和礼品等；服务特指由行政负责组织和安排的各类活动或服务项目等。

行政类采购管理：特指对行政类物资在申领、采购、仓储、调拨、报废、系统组织安排等一系列管理行为规范的界定。

四、职责体系

人事行政中心行政部（以下简称为行政部）：

负责本规定的拟定、修改、执行与监督。

负责落实除策源营销城市公司以外各团队行政采购管理的规范性执行与管理，对固定资产类物资须与财务资金中心财务账核对。

负责指导和检查策源营销城市公司的行政采购管理过程与结果。

策源营销城市公司：

负责城市公司行政采购管理与执行，确保各类资产账卡物一致。

负责定期向总部行政部报备资产管理台帐、与财务资金中心核对固定资产。

财务资金中心：负责定期核对固定资产账务，负责各类采购管理的资金拨付。

风险管理中心：负责大宗采购项目合同条款的审核及采购过程的监督和审计。

信息技术中心：负责行政物资管理软件的维护与更新。

五、内容

资产定义

日常办公用品，凡具有实物形态的单位价值不足人民币2000元的，采购入库后一次性使用消耗的物资。如纸、笔、档案盒、本子、刻录盘、鼠标、键盘等。

低值易耗品，凡具有实物形态的单位价值不足人民币5000元的，并可重复且独立使用的物资。如移动硬盘、录音笔、办公家具、显示器、打印机、照相机等。

固定资产，凡具有实物形态的单位价值超过人民币5000元以上，且使用年限超过一年以上的物资。如车辆、贵重办公家具、电脑主机、投影仪等物资。

礼品，凡用于对外实施客户答谢或维护的物资均属于礼品范畴。

物资申领

物资申领本着厉行节约，杜绝浪费，发挥物资最大效用的原则提出申请，并依照最新的《策源股份行政类审核审批权限表》的权限予以审批。

日常办公用品

各部门根据实际需求通过OA提出申请，行政部结合个人或部门平均使用量予以审批，集中采购及发放登记。

非营销类的新进人员所需配备的办公用品由行政部根据人力资源部的新人入职通知统一配备，并由新人入职当日予以领取签字。

营销类岗位人员不专配新员工办公用品，使用所在团队公用办公用品。

新开盘个案提前十到十五个工作日由案场女专按实际需求通过OA申领开盘物资，各城市公司物资管理员做好物资采购及发放登记。

电脑主机及IT产品申领，具体内容可参照《策源股份电脑配备管理规定》。

添置IT类物资的部门（案场），须通过OA提出申领需求，IT部门对IT产品的品牌、型号、配置、价格的合理性、必要性等进行审核。

电脑主机及IT产品的采购由总部行政部通过行政平台供应商统一采购及发放。

礼品申领，具体内容可参照《策源股份礼品管理规定》。

物资采购

采购职责

行政部的采购职责包括制订行政采购的相关制度与规范，提供行政类采购流程的咨询和指导，对行政采购的主要采购物资及服务进行供应市场分析，制订年度行政采购策略，引入满足要求的合格的行政采购供应商，实施各项采购的具体工作，制订及签署合同条款，制订供应商评估原则，对供应商进行评估及管理。

供应商管理

集团行政采购平台供应商（战略供应商、认证供应商、一般供应商）在进行价格对比后可直接使用。

自有选择供应商，行政部必须建立行政类合格供应名录，建立供应商档案，包括供应商考察登记资料、供应商联系人、公司详细联系方式和地址、银行账号、加盖供应商公章的资质证书复印件等资料；同时定期对供应商资料进行更新和维护，确保信息的及时性和正确性。

自有供应商要建立价格档案和价格评价体系。

行政部建立供应商评价体系，从供货商的公司信誉、产品品质、产品价位、交货速度、售后服务、供货渠道等方面予以评价，对所有采购物资要进行三方比价，建立价格档案，并定期更新维护。

在特殊情况下，经分管副总裁审批，允许临时选