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小企业如何做外账和内账

企业一般有两套账，由于企业不少经济业务没有取得原始凭证或取得的是不合规

凭证，按照会计制度的相关规定，是没法做入到向外报送的账中去的，也就是没

法做入外账中去，否则，一经查出，虽然业务真实，但照样要处罚。

 因此，这些没法做到外账中去的业务，就只能做到内账中去了，内账是企业真

实的账，但很多业务又没有凭证作为支撑。可以说，企业有时真的是不得不保留

二套账，也就是所谓的外账和内账。当然，也不排除企业故意造假，为了避税，

在外账中故意少计收入或多记成本，比如民营企业大都有一部分现金收入，他们

就不把这部分计入外账。

 今天在这里给大家说外账和内账，不是教大家去财务造假，而是讲述企业的真

实账务情况，这是书本中没有告诉也不可能告诉大家的，但在现实中却是普通存

在的。在实际操作中，有一个很简单实现内帐外账的方法：先做外账，外账凭证

打印两份，其中一份做内帐附件，这样查内帐就很简单容易找到原始凭证了。

 一般而言，外账要比内账简单些，只要根据原始发票做，控制好税金这块就行

了。而内账则相对比较复杂，一方面要准确记录处理经济业务，月底核算产品成

本。另一方面还要管理好往来账，与库房，采购部，销售部月月对账，如有不对

之处还要找出原因。看到这里，请不用急，先学好外账，再学内好内账，再学内

账，由浅到深，由易到难。

 做外账、内账的企业的一个大概流程：内账核算是正着做的，就是根据平时的

经济业务一步步的做，到月底核算成本，结转损益，算出利润。而外账核算是倒

着做的，先要确定所得税，所得税每季度交一次，但每个月都要确定好利润，这

样季度利润才好控制。然后再算出多少成本，其实外账核算关键是要计算出成本

数。

 因为收入是确定的，利润也是事先确定好的，期间费用也是根据全月有票的费

用算出的，这样出多少成本就成了重中之重。其公式：利润=营业收入-营业成本

-营业税金及附加-期间费用（管理费用，营业费用，财务费用）。

 再解释下每项，利润是先确定好的，营业收入就是根据当月你开出了多少票，

也就是税控机里的销售额。营业税金及附加就是你交的教育税附加和城建税{城

建税+教育税=（增值税+营业税+消费税）*10%}，这样就差营业成本是未知的了。

比如说，你这月利润想要控制在20万元，你的收入是100万元，营业税金是2

万元，期间费用30万元。营业成本=100-20-2-30=48万元。

 营业成本又是由什么构成的呢？营业成本就是你当月销售出库的产成品成本，

产成品成本是由生产成本归集的，生产成本是由直接人工，直接材料，间接费用

构成的，而直接人工和间接费用又能得到，这样就能确定本月要出多少材料成本

了。营业成本=产成品=生产成本=直接人工+直接材料+间接费用（制造费用）。还

引用上述例子，营业成本是48万元，人工费是10万元，制造费用（燃料，电费，

折旧等）10万元，本月要出的材料=48-10-10=28万元。工业企业主要是以材料

成本来控制利润，而商业更多的是用期间费用来控制利润。

 这里面需要注意的是，计算出来的毛利率不能大大低于同行业公司的平均值，

否则，税务部门就会找上门来查个究竟，因此，要合理地确实多少收入做入外账，

按照同行业毛利率情况，对上述计算的营业成本进行调整，这样，做出来的账比

较客观，往往逃过了税务局的法眼。否则，税务部门很容易怀疑企业存在大量的

体外收入和体外资金。

 接下来就要控制增值税了，这个也是外账的重点，先要了解本行业的税负，如

果行业的税负最低是3个点（所交的税除以销售额*100%），就不能低于这个最低

值，否则税务局会来找麻烦的。

 如何查销售额呢？就是你本月开出的所有票，打开税控机，里面有本月销售额

和税额，比如本月销售额为100万元，那本月增值税额就是17万元，本月要交

3个点的增值税，那就是3万元。这样本月要抵扣的进项税就是17-3=14万元，

你就找本月购买的材料的增值税专用票凑够14万元进项税录入总账即可。

 好了，说了大概的月末核算方法，现在说录入凭证，其实也就是分为这三大部

分，一是收入的确认，就是你本月实际开了多少发票，开了发票就确认收入，不

开不确认。二是材料采购，就是你本月购买材料收到的普通票，还有要抵扣的增

值税进项票做入总账。三是费用这块了，这没什么太多要说的，就是见到发票做

账即可。

 这是财务总账的大概方法，供应链也就是库房这块，外账的操作也相对比较简

单，也是倒着做，先做产成品出库，这块就是根据你实际开出的发票做出库，做

完出库，跟着做入库，保持零库存。然后就是采