ISO∕IEC 42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》之12：“7支持-7.4沟通”解读和应用指导材料（雷泽佳编制-2024A0）.docxVIP

ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》之12

“7支持-7.4沟通”解读和应用指导材料

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ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》之12

“7支持-7.4沟通”解读和应用指导材料

ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》

ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》

7支持

7.4沟通

组织应确定与人工智能管理体系相关的内部和外部沟通，包括：

——沟通什么；

——何时沟通；

——与谁沟通；

——如何沟通。

7支持

7.4沟通

沟通的目的：组织应确定与其人工智能管理体系相关的内部和外部沟通，促进信息在组织内部和与外部相关方之间有效传递，确保有效的内外部沟通以支持人工智能管理体系的实施；

内部沟通的重要性：内部沟通是确保组织内各部门和员工之间对人工智能管理体系有共同理解和行动的关键。通过有效的内部沟通，可以协调不同部门和员工的行动，确保人工智能管理体系的顺利实施；

外部沟通的作用：与外部相关方的沟通同样重要，它可以帮助组织建立和维护良好的公共关系，增强外部对组织人工智能管理体系的信心。同时，外部沟通也是获取外部资源、反馈和建议的重要途径。

信息传递的有效性：无论是内部还是外部沟通，都需要确保信息能够准确、及时、完整地传递。组织应选择合适的沟通渠道和方式，以确保信息的有效传递，避免信息的误解、遗漏或延误。

沟通类别；

内部沟通：指在组织内部进行的关于人工智能管理体系的信息交流和分享。这包括但不限于管理层与各级员工之间、不同部门之间以及项目团队内部关于人工智能系统开发、实施、维护、改进等各个方面的沟通；

外部沟通：指组织与外部实体（如客户、供方、合作伙伴、监管机构等）之间的关于人工智能管理体系的信息交流。

组织应确定与人工智能管理体系相关的内部和外部沟通，包括：

沟通什么：确定沟通内容，包括但不限于人工智能方针、目标、计划、进展结果、相关的风险和机遇（问题和挑战）、解决方案、管理体系的有效性、绩效的益处以及不符合管理体系要求的后果、改进需求以及任何其他与人工智能管理体系相关的重要信息；

何时沟通；

内部沟通适当时机可能包括：

人工智能项目启动时：在人工智能项目启动时，向所有相关人员介绍项目的目标、范围、计划等关键信息。

人工智能系统开发、测试、部署等关键阶段：在人工智能系统开发、测试、部署等关键阶段，向相关人员提供最新的进展报告、问题解决方案、风险应对措施等。

人工智能系统发生变更或升级时：当人工智能系统发生变更或升级时，向所有受影响的员工传达变更的内容、影响及应对措施；

人工智能系统面临重大风险或问题时：当AI系统面临重大风险或问题时：沟通能够让相关人员了解风险或问题的性质，以及如何应对和缓解这些风险或问题。

外部沟通：外部沟通适当时机可能包括：

签约前明确信息以确保及时沟通基础：在与客户或合作伙伴签订与人工智能相关的合同或协议时，明确双方的权利和义务，以及人工智能系统的预期性能、安全性、隐私保护等方面的信息。

在人工智能系统设计和开发过程中：当需要获取外部专家意见、收集反馈或进行影响评估时，组织应确保与相关方进行有效的沟通。

在人工智能系统部署前：组织应与用户、合作伙伴和供方沟通部署计划、预期影响以及任何需要特别注意的事项。

当人工智能系统需要进行更新或升级时：组织应提前通知所有相关方，包括用户、合作伙伴和监管机构，关于更新的内容、预期影响以及可能需要的用户操作。

在人工智能系统使用过程中：组织应持续与用户沟通，了解他们的反馈、需求和关切，以及任何潜在的问题或改进建议。

在人工智能系统的生命周期结束时：当系统即将退役或替换时，组织应通知所有相关方，包括客户、合作伙伴和供方，关于替代方案、数据迁移计划以及任何潜在的影响。

发生问题时立即报告与沟通解决方案：当人工智能系统发生可能影响外部实体的故障、安全漏洞或其他问题时，及时向相关方报告，并提供解决方案和补救措施。

提交报告前确保信息准确以有效沟通：在向监管机构提交关于人工智能系统的报告或申请时，确保提供准确、完整的信息，以满足监管要求。

与谁沟通：确定沟通对象，明确与哪些内外部相关方进行沟通；

内部沟通对象：组织内部涉及人工智能管理体系的部门、团队或个人之间应保持有效地沟通，以确保体系要求和措施在组织内部得到全面理解和有效执行；

组织内部各部门或团队：负责人工智能系统的开发、测试、部署、运维等不同环节的人员；

管理层：如高层管理人员、部门经理等，需要了解人工智能管理体系的运行状况和效果；

其他相关内部人员：如人力资源部门、法务部门等，他们可能涉及人工智能管理体系中的人力资源管理、法律合规等方面。

外部沟通对象：组织应识别