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XX集团有限公司文件

X集办〔20XX〕10号

关于进一步规范集团公司公文管理的通知

集团各职能部门，各子公司：

为规范集团公司公文管理，提高公文处理工作效率和公文质量，保证集团公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据集团现阶段发展实际，修订了集团公司《公文管理制度》，制定了公文模板，现下发给你们，请各职能部门、各子公司接到通知后，严格按照新修订的制度和模板执行。

附件：1.公文管理规定

2.公司收（发）文处理单

3.红头文件（上行文）模板

4.红头文件（下行文）模板

5.一般文件（信函体）模板

6.会议纪要模板

XX集团有限公司

20XX年2月29日

附件1

公文管理规定

一、目的意义

为了使XX集团有限公司（以下简称公司）公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。

二、公文定义

本规定所称公文，是指公司内部以及公司与其它组织之间为处理内外事务而形成各种来往、记录的文本。

三、公文种类

公司使用的公文包括收文和发文两大类，主要种类包括：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作简报、大事记、通告等。

四、公文格式

目前公司公文从格式上分为三类，即红头文件、一般文件、会议纪要，各类公文格式具体见附件。

1.红头文件。主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事变动等公司文件或以公司名义转发的公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送集团办公室，公司二级及以下部门不得印发红头文件。

2.一般文件。主要用于公司内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。

3.会议纪要。主要用于记录公司或部门经管理或重要工作会议主要内容、结论与决议。

五、公文处理单

公司公文处理单分为《公司收（发）文处理单》（见附件1），分别适用于公司来文和发文的处理。

六、公文密级

公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司保密规定提出。

七、公文处理时限

除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。

八、责任部门

办公室是公文办理的责任部门，是公司公文唯一的进口和出口。办公室应指定专人负责公文办理工作。其他部门需要办理公文的，必须拟好拟发公文或拟收公文归口到办公室，统一编写编号后再进行接收或发送，以确保公文办理工作的规范和有序。

发文处理流程

1.公文签发。各部门拟文后，办公室统一按流程初审后进行签发。公司董事长、公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、一般文件等公文；各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。以公司名义行文的红头文件，经审签后，盖本公司公章发出。其它公司一级部门下发的内部行文，也可采用签发人签名的方式发出。

2.公文分送。一般情况下，分送公文应采取签收方式采用签收。公司二级部门文件或特殊情况下可以传真、电报、邮递、电子邮件等公文分送方式。对公司机密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。

3.公文阅处。公司文件草拟之后，由办公室同意报公司签批。领导收到公文后，应及时在公文上作出处理意见（签发或批复等）。

4.公文反馈与跟踪。办公室部接到公司领导批示后，应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门，拟办部门要在（同时保存批示件的复印件）。

5.公文清理、存档和销毁。各部门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进行一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。

十、收文处理流程

1.签收登记。办公室负责公文处理的专员收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭证，然后按照内部收文和外部收文两个类别进行登记，将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机失份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。

2.收文拟办。办公室要对公文进行认真的阅读分析，具体的办理意见，供有关领导者审核、批示，或按照有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或者主管部门研办；

3.领导阅批。由办公室负责公文处理的专员将办公室负责人提出拟办意见的文件交由有关领导者或部门负责人，对公文包括公文的拟办意见进行认真阅读分析之后，提出处置意见。

4.分发承办。办公室负责公文处理的专员将领导人或部门负责人的批示或办理意见分送有关部门承