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合同保管及归档制度

一、总则

本制度旨在规范合同保管及归档工作，确保合同资料的安全、完整和可追溯性，为公司经营管理和法律风险防控提供有力支持。

二、适用范围

本制度适用于公司所有合同的保管及归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、合作协议等。

三、职责分工

1.合同管理部门：负责合同保管及归档制度的制定、执行和监督，组织合同归档工作，并对归档情况进行检查。

2.各部门：负责本部门合同的签订、履行和归档工作，确保合同资料的真实、完整和及时。

四、合同保管要求

1.合同原件应存放于专用合同档案柜中，确保防火、防盗、防潮、防虫等安全措施到位。

2.合同档案柜应设置专人管理，负责合同资料的日常保管、借阅和归还工作。

3.合同管理人员应定期对合同档案柜进行检查，确保合同资料无丢失、损坏现象。

五、合同归档流程

1.合同签订后，各部门应及时将合同原件及相关资料整理齐全，填写合同归档清单。

2.合同归档清单应包括合同名称、编号、签订日期、对方单位、合同金额、归档部门、归档日期等信息。

3.各部门将合同原件、归档清单及相关资料一并提交给合同管理部门进行归档。

4.合同管理部门对提交的合同资料进行审查，确保资料完整、真实，并按照归档要求进行整理、编号和存放。

六、合同借阅与归还

1.合同借阅需经合同管理部门负责人审批，并办理借阅手续。借阅人应妥善保管合同资料，不得私自复制、涂改或损坏。

2.合同归还时，合同管理人员应检查合同资料是否完整、无损，并办理归还手续。

七、合同销毁

1.合同销毁应遵循相关法律法规和公司规定，确保合同资料的安全和保密。

2.合同销毁前，应进行清单核对，确保销毁的合同资料准确无误。

3.合同销毁应由合同管理部门组织，采取物理销毁或数字销毁方式，并保留销毁记录。

八、监督检查与责任追究

1.公司将定期对合同保管及归档工作进行检查，确保制度执行到位。

2.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，并追究相关人员的责任。

九、附则

1.本制度自发布之日起执行，由合同管理部门负责解释。

2.本制度如需修改或补充，应由合同管理部门提出，经公司领导审批后执行。

本制度的制定和执行，将有助于规范公司合同管理工作，提高合同资料的安全性和可追溯性，为公司的稳定发展提供有力保障。

合同保管及归档制度（1）

一、总则

1.为规范公司合同管理，确保合同的安全、完整与有效利用，特制定本《合同保管及归档制度》。

2.本制度适用于公司所有业务部门和管理部门在业务活动中涉及的各类合同的保管与归档工作。

二、合同保管

1.合同原件应由公司指定的专人进行保管，确保合同不被损坏、丢失或泄露。

2.合同保管人员应设立专门的合同保管柜或保管室，并确保其安全、干燥、通风，防止合同受潮、霉变。

3.合同保管人员应对每份合同进行编号，建立合同台账，详细记录合同的名称、编号、签订日期、对方单位、合同金额、履行情况等关键信息。

4.合同保管人员应定期对合同进行盘点，确保合同数量与台账记录一致，如发现合同缺失或损坏，应及时报告并处理。

三、合同归档

1.合同归档应遵循分类管理、便于查找的原则。

2.合同归档前，应确保合同内容完整、无涂改，并按规定加盖公司合同专用章。

3.合同归档时，应根据合同的性质、签订时间、对方单位等因素进行分类，并编制归档目录，便于日后查阅。

4.归档合同应放入专用档案盒或档案袋中，标明合同名称、编号及归档日期，并放置在指定的档案柜或档案室中。

四、合同借阅与复制

1.合同借阅和复制应经过公司主管领导批准，并办理相关手续。

2.借阅合同的人员应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等，经审批同意后方可借阅。

3.借阅合同的人员应妥善保管合同，不得涂改、损坏或丢失，并在规定的期限内归还。

4.合同复制应经过公司主管领导同意，并在复制件上加盖“复制件”章，注明复制日期及用途。

五、保密与安全管理

1.合同保管及归档工作应严格遵守公司的保密规定，确保合同内容不被泄露。

2.合同保管人员应定期对合同保管场所进行安全检查，确保防火、防盗等安全措施到位。

3.对于涉及公司商业秘密或国家秘密的合同，应采取更加严格的保密措施，如加密存储、限制借阅范围等。

六、附则

1.本制度自发布之日起执行，由公司行政管理部门负责解释和修订。

2.如有违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。

本《合同保管及归档制度》旨在规范公司合同管理流程，确保合同的安全、完整与有效利用。各部门应严格执行本制度，共同维护公司的合法权益。

合同保管及归档制度（2）

一、总则

为了规范公司合同管理，确保合同文件的安全、完整和可追溯性，提高合同管理的效率和水平，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用