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档案管理员岗位安全职责
1.在综合管理部的领导下负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作,严格按照《公司档案管理制度》的要求管理档案管理室。
2.负责《档案管理制度》规定的各项档案的收进和移出工作,严格履行交接手续,准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。
3.负责档案管理室内部整理,档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证库内无灰尘,整洁美观。
4.检查档案安全保管情况,发现对档案有害因素时,要及时上报采取措施。认真做好“七防”工作(防尘、防光、防潮、防火、防盗、防高温、防虫鼠),做到以防为主,防治结合,保证档案的完整与安全。
5.明确档案利用工作的目的,积极主动地做好接待工作,不断提高服务质量。
6.正确处理好利用和保密的关系,增强保密观念,严守公司机密,严格执行借阅、查阅登记制度。
7.负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及时清结,按时入室归位。
8.应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案;利用裱糊及复印技术,掌握对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救的方法。严禁出现以下行为:
(1).毁损、丢失或私自烧毁公司档案(2).私自向外界提供、抄摘公司档案(3).涂改、伪造档案
(4).未及时上报归档或管理不善的档案管理者
(5).未按手续进行借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
9、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作,收集利用典型事例,年终写出利用分析综合报告,及实例选编。
10、完成领导交办的临时性工作任务。
11、年末认真总结本岗位工作及制订下年工作计划,写出书面材料。责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。
二,档案资料管理员安全岗位职责
1、严格执行《档案借阅制度》,档案内容一律不得外传。
2、文件、档案、资料要专人、专柜保管,离开档案室要随手关灯、关窗、关门,钥匙随身携带,安全意识强。
3、档案主要供应本校使用,如外单位需要查阅、利用档案资料,须经领导批准同意。经同意借阅的档案,必须由借阅人严格保管,防止遗失和泄密,阅后必须及时归还给档案保管员。
4、档案库房是保管档案的机要重地,非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。
5、要定期或不定期的进行保密情况检查,如发现有泄密情况,要及时报告有关部门和领导,积极采取有效措施。
6、在库房内不得存放易燃品和私人物品,严禁吸烟。
档案管理员岗位安全职责(二)
岗位名称:
档案管理员
直接上级:
办公室主任
本职工作:
负责全公司的档案管理、印鉴管理、办公用品管理、外来文件管理、特制酒管理工作
任职条件:工作责任:
一、档案室:
1.认真学习贯彻执行上级关于档案工作的指示、要求、实施上级下达的有关档案工作的条例、规定及业务规范,不断提高自身素质和业务能力。
2.每年初整理当年待年检、换证的证件目录公示,督促并协助各部门做好证件年检、换证等工作。
3.负责公司档案室档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、提供利用,做好利用效果的收集,进行档案的鉴定销毁工作。
4.认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体的“八防”措施。对档案室管理中存在的问题,及时提出建议。对所保管档案的安全、完整、保密负责。
5.做好档案室的管理、严守有关保密制度,不许私自动用涂改档案,不许无关人员进入档案室。
6.收集全公司性的大型活动、会议、科研和新产品鉴定会、内外文件、工程竣工验收、引进设备开箱等文书档案材料及实物档案。
7.1-____月装订内部红头文件,3-____月份文书档案分类,电脑录上一年文书档案目录。
8.荣誉档案及时扫描存电子档,随时跟踪录入电子版大事记。
____月末制作档案报表,____号前提交给管理者。
二、印鉴:
1.严格保管印鉴,未经审批一律不得使用。
2.检查印鉴使用申请表填写的完整程度,每日收集、统一申报。
3.收集每个月部门章使用汇总表,统一制作全厂印鉴月报表。
4.盖公章的重要文件留存备份。
三、办公用品:
1.根据每月部门申请情况及库存情况,于每月____日进行统计申购,询价原则货比三家。
2.申购单填满必填项,先找财务审批,再找执行经理审批。
3.到货及时办理入库,发放原则为以旧换新。
4.每半年结账一次。
5.收集各部门需印制单据的申请,统一报给供应部。
四、文件:
1.负责对外来文件按执行经理指示分发至相关部门,做好交接手续,每季度回收审批执行的外来文件。
2.接收、整理内部质量认证文件。
3.辅助公司各部门红头文件制作、发放。
五、特制酒:
1.判断订货方是否批量,与技检部沟通t工艺。
2.采取先付款再生产原则。
3.特制酒单一式三份,一份销售下生产,一份技检部处理酒及检查,一份办公室存根。
4.随时跟踪订单完成情况,按客户要
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