企业邮箱使用管理标准规定.docVIP

企业邮箱使用管理要求

[版本1/修改0]

范围

本文件要求了企业企业邮箱使用者权利和义务。

本文件适适用于企业各部门。

2.引用标准

《通讯设施控制程序》……………………Q/RS.2.11

《企业邮箱使用介绍》……………………

3.术语和定义

无

4.培训和资格

企业企业邮箱使用人员和各部门信息员应学习和掌握本要求。

5.职责

信息技术部负责企业邮箱审批、开通和维护事宜。

6.企业邮箱账号组成

6.1企业邮箱域名后缀以下：

用户名@rshi.cn

6.2用户命名规则以下：

姓名拼音+邮箱域名后缀，如：

王强：

张荣威：

重名或重音命名规则：

先注册用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、8、9……加以区分。

6.3企业邮箱初始密码为：全拼首字母+123组成，用户首次登陆后请立即修改密码并完善个人信息，预防邮件被其它人恶意篡改。

7.企业邮箱收发参数设定

7.1浏览器访问：

7.2邮件用户端软件访问（提议使用Outlook,Foxmail）：

接收服务器（POP3）地址：pop.rshi.cn

发送服务器（SMTP）地址：smtp.rshi.cn

相关指导：:8080/know/

8．企业邮箱使用管理措施

8.1频繁和外单位有业务往来职员能够申请企业邮箱，申请时请填写“企业邮箱申请表（rshi.cn)（附录B）”,同时根据“企业邮箱申请步骤（附录A）”严格实施。

8.2因为实际业务调整不再需要邮箱，需由职员所在部门信息员通知信息技术部注销邮箱帐号，经审核确定邮箱无关键信息后，方可注销。职员离职时，将注销已经开通企业邮箱。

8.3企业邮箱仅作为业务往来中信息传输使用，严禁将其作为活动存放器使用，信息技术部不提供邮箱服务器管理备份，不得长久积压邮件占用企业邮箱空间资源，必需将关键邮件及附件下载保留至当地磁盘。因为未立即保留造成关键信息丢失，责任由用户自己负担。

8.4企业邮箱容量是263G，企业邮箱附件最大容量为30M，超大附件容量为600M。

8.5邮箱空间占用长久保持在高比率（指空间占用率在30天内一直保持在80%）用户，管理员将发送通知邮件到该邮箱，此情况一周后仍未整改，管理员有权清理该邮箱邮件。

8.6企业邮箱管理员定时审查全部企业邮箱使用情况，对于邮箱使用率低或超出15天未登录用户发送邮件通知，7天内未得到使用确定账户给予注销。

8.7在使用企业邮箱跟外单位沟经过程中，请邮箱使用人做好信息保密工作，同时信息技术部管理人员做好邮箱信息安全管理工作。

8.8严禁经过企业邮箱对外发送企业机密资料和全部涉密文件，信息技术部做好邮箱发送、接收状态监督工作，如有违反，将第一时间上报企业严惩。

8.9严禁在企业邮箱内部发送大群组邮件，如有发觉这类现象，信息技术部有权收回此邮箱使用权并通知职员所属部门信息员。

9.本要求最终解释权属于信息技术部

附录A

附录B：江苏熔盛重工

企业邮箱申请表（rshi.cn)

部门：编号：

姓名

工号

二级部门

姓名全拼

性别

电话

职位

申请理由

备注

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我已仔细阅读并同意《企业邮箱使用管理要求》

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部门IT管理员：部门领导：信息部部门领导：