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供应商合同管理制度
1.引言
供应商合同是企业与供应商之间建立商务关系的重要组成部分。为了确保合同的有效执行和合规性,以及保护企业的利益,需要建立并实施供应商合同管理制度。
本文档旨在规范和指导企业的供应商合同管理工作,确保合同的签订、履行和终止符合法律法规,并与供应商建立和谐、稳定的合作关系。
2.适用范围
本文档适用于企业所有与供应商签订的合同及相关管理工作。涵盖的合同包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等。
3.目标与原则
3.1目标
确保供应商合同的合规性和有效性;
确保合同履行过程中的风险管控;
建立和维护与供应商的良好合作关系。
3.2原则
诚实守信原则:遵守契约精神,履行合同义务;
公平公正原则:公正对待供应商,确保供应商权益;
透明公开原则:合同签订和履行过程应透明、公开;
风险管控原则:合同履行过程中应加强风险管控;
合作共赢原则:与供应商建立长期、稳定的合作关系,实现互利共赢。
4.主要流程与职责
4.1合同签订流程
合同签订流程
合同签订流程
4.1.1合同起草
采购部门根据业务需求和公司政策起草合同;
法务部门对合同进行法律审核;
与供应商协商并最终确定合同条款。
4.1.2合同审批
合同提交内部审批流程,根据合同额度和级别进行审批;
相关部门对合同内容进行评审并出具意见;
合同审批流程完成后,进行签字盖章。
4.1.3合同存档
将已签订的合同以电子版和纸质版形式进行存档;
存档文件包括合同正本、附件、相关审批意见等。
4.2合同履行与管理
4.2.1履行监控
监控供应商履行合同的进展情况,如交付时间、质量等;
及时与供应商沟通、协调并解决问题。
4.2.2变更管理
处理合同变更请求,确保变更符合法律法规和公司政策;
记录变更内容,并进行相应的合同修订与审批。
4.2.3合同终止
监控合同履行期限,确保维护公司利益;
在合同履行期满或终止条件触发时处理合同终止事宜。
4.3供应商评价与管理
4.3.1绩效评估
定期对供应商进行评估,评估内容包括交货时间、质量、服务等方面;
根据评估结果,对供应商进行分类管理。
4.3.2供应商关系管理
与供应商保持密切的联系与沟通;
建立供应商档案,定期更新供应商信息。
5.监督与改进
5.1监督机制
设立合规与风险管理部门,负责对供应商合同管理工作进行监督与检查;
根据监督结果,进行纠正与改进。
5.2反馈与改进
鼓励员工提出合同管理的改进建议;
定期组织评估与改进会议,讨论合同管理工作的问题与改进措施。
6.附则
6.1术语定义
合同:指企业与供应商之间订立的合法、有效的文件,约定双方权利义务;
供应商:指为企业提供产品或服务的外部机构或个人;
合规性:指合同的签订和履行符合法律法规和内部政策要求;
风险管控:指对合同履行过程中可能存在的风险进行预防和控制。
6.2合同模板
企业可以根据具体业务需求和合同类型,制定相应的合同模板,并在模板中明确约定合同的条款与条件。
6.3法律风险
本文档仅为企业内部合同管理参考,不构成法律意见。在合同签订与履行过程中,应咨询专业法律顾问,并遵守当地法律法规。
是供应商合同管理制度的主要内容和流程,通过建立和执行合同管理制度,企业可以规范供应商合同管理,提高整体管理水平。合同管理不仅能保护企业自身利益,还能与供应商建立长期合作关系,实现利益共享。
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