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办公物品申购制度
为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品、办公设备、
低值易耗品、通信设备的购买,须由各部门负责人填写请购申请单交管理部审核,
经总经理批准后,由采购部人员统一购买,办公室负责管理。
办公用品设专人负责。入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、
规格、单价是否与进货相符,按手续验收入库,登记上账。没有经审核的请购申
请单或未办入库手续,财务一律不予报销。
办公室应做好入库和出库管理。在日清月结的条件下,月末必须对所有单据
按部门统计,及时转到财务部结算。
办公室负责收回公司调离人员的办公用品和物品。
财务部建立公司固定资产总账,对每件物品要进行编号,每年进行一次普查。
如非正常损坏或丢失,由当事人赔偿。此制度适用各分支机构。
1.所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
消耗品:铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记
本、复写纸、卷宗、标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、钉书针……
等。
管理消耗品:复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电
池、色带、墨盒……等。
管理品:剪刀、美工刀、钉书机、钢笔、计算器、尺子、胶带台、日期章、
塑料文件盒、文件夹、名片册……等。
2.文具用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品,
如铅笔、圆珠笔、橡皮擦……等。“部门领用”系公司或部门共同使用用品,如
钉书机等。
3.消耗品可依据历史记录(如过去一段时间的耗用平均数)、经验法则(估计消
耗时间)设定领用管理基准,并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。
4.管理消耗品应限定人员使用,必须以旧品替换新品,但纯消耗品(如复印纸、
传真纸)不在此限。
5.管理品列入移交,即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障或损
坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
6、办公用品的申请应于每月5号前由各部门提出《办公用品申购单》交办公室
汇总,报总经理审核,由办公室交采购部购买,如无特殊情况应于3天之内发放
完毕。办公用品原则上由公司统一采购,然后分发给各个部门。如属必需品、采
购不易或耗用量大者,应酌量库存,如办公室无法采购的特殊品,可经总经理同
意后授权使用部门自行购买。
7.每人及每部门设立《办公用品领用记录表》,由办公室发放、公司办公用品保
管员统一保管,于领用时登记,严格控制办公用品领用。各部门另设专人负责领
用及保管部门共用品。
8.个人领用办公用品只限于业务及管理部门,车间作业人员如需使用办公用品,
则统一由部门领用。
9.保管员另设《办公用品保管帐簿》,对办公用品库存、领用进行管理,并于每
月底将《办公用品领用月报表》交办公室,以便统计消耗情况。
10.办公用品严禁取回家私用。
11.新进人员如需领用办公用品的,在符合领用条件的情况下,先到办公室领取
《个人办公用品领用记录表》,再办理领用。人员岗位调动或离职时,应将剩余
及列管办公用品一并缴回保管员处。
12.印刷品(如信笺、信封、表格等)除各单位特殊表单外,其印刷、保管均由
办公室统一管理。
办公用品申购流程
各部门提出申购
计划(每月5号前)
↓
交管理部审核
↓
审核通过后交总
经理签字确认
↓
由管理部交采购
部采购
↓
采购完成后(3天
内)交办公室统一
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