行政部工作执行专项方案统一标准化.docVIP

行政部工作原则化执行方案

总体目的

（一）目：依照当前行政工作缺陷与局限性，结合公司当前状况，制定出属于自己部门原则化。

（二）最后目的：日后任何工作人员，见到原则化工作流程就可以依照自己岗位，一目了然明白自己工作内容。

（三）展开工作前提：

加强每位人员整体职业化形象

明确每位人员岗位职责

工作内容原则化

（四）人员配备：

行政主管：任晓林

行政专人：吕慧芳，孙晓晓

前台接待：李冰，石晓晶

（五）人性化规定（前提）：

把握原则性与灵活性平衡。任何事务工作不容许任何人以任何借口迟延贻误。

详细实行筹划（原则化）

（注：此某些流程将行政部工作分为三某些，分别为：前台工作；行政部寻常管理；人力资源部工作）

前台工作流程

时间

序号

事件

原则

关于文档

承办人员

每天早上

1

卫生

1、收拾前台卫生，保持前台干净、整洁

每天中午

2

值班

1、每天中午一人留守值班

每天

3

客户接待

详见客户接待流程内容

督察有关负责人员记录客户来访信息

若是新客户监督设计师填写《客户来访信息表》，老客户注意填写每天客户流量登记《客户登记表》

《客户来访信息表》

《客户登记表》

每天

4

员工外出登记

员工外出必要填写

行政-前台人员注意查看外出登记表

将关于客户量房信息提供应总经办人员，打设计师量房信息回访

《员工外出登记表》

《设计师量房登记表》

每天

5

广播

每天上班进行广播，工作期间不定期广播

每天下班温馨提示

员工生日当天予以问候祝愿

客户签单

广播形式找设计师/设计部经理

《员工生日登记表》

流程阐明—“前台接待”

1.每天前台2个人，负责前台接待。

a．详细接待工作流程，详见客户接待流程明细。（前台接待流程-客户接待流程）。

b．注意填写《客户来访信息表》，以便日后工作。

2.任何员工无论职位大小均需要填写《员工外出登记表》。行政-前台人员监督员工外出信息登记。

任何外出状况均需要填写外出登记表。

若是设计师外出量房，行政-前台人员将客户量房信息（社区名称、客户电话）汇总提供应客服部，督促客服部回访信息，同步行政主管注意检查回访满意限度，将定期上报总经理。

若是看主材信息，归来填写学习成果。

若是去施工工地，在备注中可阐明：施工进程，客户满意度，工地问题。。。

3.广播。

A．调动公司工作氛围。

a．可依照实际状况，每天上下班广播。

b．上午大概11点左右，下午大概4点左右，可依照实际状况调节公司工作氛围（可以放1-2首流行音乐）。应能体现出公司年轻活力，文化，服务。。。

c．记录员工生日，予以全公司问候。

d．可定期以专项广播形式，调节公司工作氛围。

B．合理人员分派（试运营）

a．以广播形式为客户服务，可依照实际状况，如果签单感谢客户对公司信任。

b．前台接待客户完毕以广播形式，广播设计师/设计部经理，到洽谈室。

（例如：设计部××请到第×洽谈室，有客户等待；

设计部经理请到第×洽谈室，客户等待征询）

行政寻常管理工作流程

时间

序号

事件

原则

关于文档

承办人员

每周二

1

会议纪要

每周二上午10点中层会

行政主管负责记录会议纪要。

总经理审核会议纪要内容后，将会议纪要以电子版形式下发给各个部门经理。

每天

2

合同

1、行政专人到财务室领取合同资料；

2、每位设计师从行政人员手中领取合同档案一份时需做详细登记记录。

3、每签一份合同需记录一次客户合同信息，定期询问此客户施工进展。

《附件四：合同领用登记表》《附件五：已签合同客户登记表》

每天

3

值班

行政值班人员每早8:30-8：40左右开门

下班前检查办公环境中水电设施

每天下班先将后门锁上

下班后需向加班人员交接：前门及办公室状态

《附件六：值班信息表》

4

投标资质

提前准备出投标资质文献

领取资质签需填写领取表

资质设计内容：公司荣誉证书（2页）、税务登记证（正/副）、承包工程资质、公司法人营业执照、组织机构代码证、设计资质。（共计8页）

《附件七：资质领取登记表》

4

物品采购

办公物品采购

财务报销

《附件八：物品采购申请单》报销凭证

5

固定资产记录

记录公司固定资产

记录物品入库状况

《附件九：固定资产登记表》

《物品入库单》

6

物品领用

领用物品必签物品领用登记

以旧换新

《附件十：物品领用登记表》

每天

7

考勤

每天登记考勤信息

注意查看请假公休等登记表

工作期间不定期检查员工出勤状况

对违背考勤规定者予以惩罚

《附件十一：考勤表》《附件十二：请假单》《惩罚单》《惩罚告