本科生新生档案培训会议.ppt

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新生档案归档内容、流程及注意事项

归档内容归档流程注意事项归档内容高中档案所有新生户口簿、身份证复印件（包括上海户籍和外地户籍，不包括留学生和港澳台学生）大学录取通知书新生入学登记表归档内容：1.高中档案高中毕业生登记表（各种类型，云南）（（必归内容）党团材料（包括入团志愿书、入党申请书、入党志愿书等。如有则归）考生材料（包括考试报名登记表、考生体检表等。如有则归）奖惩材料（包括三好学生、优秀学生干部、优秀党团员等材料。如有则归）其他材料（如有则归）返回上级菜单返回上一页高中毕业生登记表有很多类型上海市应届高中毕业班学生登记表区县__________学校__________姓名__________湖北省普通高级中学学生档案学号__________姓名__________例1例2返回上级菜单返回上一页高中毕业生登记表有很多类型江西省普通高中学生综合素质评价手册区县__________学校__________姓名__________身份证号______学号__________例3例4学号__________姓名__________山西省普通高中学生素质发展报告返回上级菜单返回上一页高中毕业生登记表有很多类型哈尔滨市普通高中学生学籍档案区县__________学校__________姓名__________身份证号______学号__________例5例6江苏省普通高中学生学籍卡返回上级菜单返回上一页归档内容：2.上海大学录取通知书下联（必归内容）有“本校是教育部批准的具有高等学历教育招生资格的普通高等学校”的一联归档返回上级菜单返回上一页归档内容：3.上海大学新生入学登记表（必归内容）预科生有自己的表返回上级菜单返回上一页归档内容：4.户口簿、身份证复印件（必归内容）新生户口簿第一页复印件（A4大小）有户号、住址的为第一页返回上级菜单返回上一页新生户口簿本人页户口簿、身份证复印件的盖章身份证复印件（A4大小）返回上级菜单返回上一页公民身份证号码：310XXXXXXXXX姓名：XXX性别：男出生：2000年X月地址：上大路99号户口本本人页复印件身份证复印件归档流程来馆领取档案袋(2)收集、整理新生档案（可同时勾选归档登记表）(1)返回上一页1.新生档案收集整理学号：姓名：学号：姓名：(4)按学号排序(社区学院在组内排序、其余在学院内按学号排序)返回上一页(3)在档案袋右上角标注学生学号、姓名，将新生档案装入档案袋学号：姓名：学号姓名：xxx学号姓名：xxx2.新生档案检查核对返回上一页归档流程(1)认真检查每份新生档案内容是否齐全、完整，并核对《级本（预）科生新生档案归档登记表》（一式两份）。(2)高中档案未到的、档案材料不全的及时通知学生补齐。按要求填写《级本（预）科生新生档案归档登记表》一式两份返回上一页用“√”和“╳”表示有无对应材料。3.新生档案归档移交档案馆根据《级本（预）科生新生档案归档登记表》核对新生档案份数，核对无误后双方签收，归档登记表各留一份，以备查考。返回上级菜单返回上一页归档流程时间节点年10月30日前完成全部新生档案的归档移交工作。返回上级菜单返回上一页归档注意事项归档登记表中由预科生转正为本科新生的，仅勾选其中“录取通知书、新生入学登记表”两项。未注册、未报到的新生档案不需移交档案馆。不属于归档内容的，不应放入档案袋归档。（如团员证、毕业证等个人证件）在装入档案袋时注意检查核对，以免张冠李戴。返回上一页归档注意事项新生档案移交时因时间有限，学生档案室仅核对份数，没法逐一检查档案内容。接收档案后，学生档案室将逐一检查每份档案内容，并将缺材料名单反馈相应院系和民族预科生管理中心，负责新生档案归档人员应及时补归到档案馆。返回上一页归档注意事项移交前，新生档案应有专人保管，存放在带锁的箱柜中，并做好防霉、防潮、防盗工作。做好查阅利用登记工作，查阅后档案材料应及时归入档案袋，以防丢失。返回上一页