文书档案管理制度.doc

第二十三章文书档案管理制度

在很多公司特别是中小公司看来会议文书档案的管理制度可有可无影响不大其实不然即使一个再小的公司假如对这些看似琐碎的方方面面失于管理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的管理势必陷入混乱因此要想避免这种后果必须掌握以下几个方面

一.文印室管理规定

第一条为了加强公司的文献管理特制定本规定

第二条公司的文献有打印必要时方予打印内部传递的简朴请示报告或其他不需打印的文献一般不予打印

第三条公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字批准后方准打印一般文献的打印复印传真须经所在部门负责人签字批准后才予办理部门经理不在时可经总裁办公室主任批准后办理

第四条私人资料不得在公司打印复印或用公司传真机传送以免影响公司的正常工作

第五条文印室工作人员应认真做好本职工作准时完毕任务对收到的文献资料应及时给有关部门人员送发或及时告知有关人员到文印室取回不得延误

第六条文印室人员应树立严格的保密观念不得随意将打印复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给别人不得载留任何文献

第七条文印室对送来打印复印传真的文献资料应做好登记并在月终作记录核算属业务部门的由各部门承担费用属行政管理部门的统一列行政开支

第八条文印室工作人员初次违反上述规定的给予批评或处元以下罚款屡教不改或给公司导致不良的社会影响或较大经济损失处元以上罚款直至辞退

第九条本规定自年月日起执行

表23-1行文表

发文号

保

密

区

分

绝对机密

另

文

呈

受

文

者

副

本

份

数

附

件

发

文

号

数

极机密

函

机密

令

密

事

由

缮

校

员

发

文

日

期

普通

传

递

法

限时送

特快送

快件

核

办

人

核

稿

人

……

……

承

办

人

普通

保

存

年

二.文献收发规定

第一条公司的文献由办公室负责起草和审核公司总经理签发公司本部各部门的文献由各部门负责起草办公室审核总经理签发

第二条文献签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印盖章

第三条文献和原稿由办公室分类归档保存备查

第四条属于秘密的文献核稿人应当注明秘密字样并拟定报送范围秘密文献按保密规定由专人印制报送

第五条文献统一由办公室负责发送送件人应将文献内容报送日期部门接件人等事项登记清楚并向文献签发人报告报送结果秘密文献由专人按核定的范围报送

第六条外来的文献由办公室专人负责签收并分类登记由办公室主任提出解决意见后签收人应于接件当天即按文献的规定报送给有关部门不得积压迟误属急件的应在接件后即时报送

第七条传阅文献由办公室专人负责收回对领导指示的文献办公室应及时组织传达和贯彻

表23-2往来信函登记表

客户或单位:

类别

日期

来

去函内容

解决人

回函日期

回函内容

去

来

三.公司报刊邮件函电收发制度

第一条全公司公私报刊外来邮件外发公启函电等由公司收发室负责收发

第二条外发函电规定

各部门因公需外发函电经办人员应于天天下午点以前将函件电报底稿送到收发室另填写挂号平信电报外发登记表

天天下午点以前公司收发室应将当天外发函电清点累计送交邮局寄发

表23－3信函寄发登记表

□业务类□公共关系

□采购类□总务类

发函日期

发函单位

文别

内容

寄发单位

回函日期

回函内容

第三条外来邮件管理

外来邮件一律公司收发室签收分发

凡挂号纸包包裹单货运单等由收发室告知收件人到收发室当面签收

一般公启函电和公司内职工私人信件由收发室开具清单分放到各单位信报箱内

私人不明平信一律放到信架信袋内由个人自取

不管公私邮件收发室应随到随清及时分发不得丢失损坏搁置延误对国外来函应检查封口邮戳如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收并向邮局反映查明原由

凡挂号信汇款单包裹单货运单等的收件人在收发室告知发出后应随即到收发室领取邮单并及时去邮局取款取件超期罚款收发室概不负责

第四条报刊订购与收发

1、报刊订购

订购时间：上半年

下半年

（2）订购手续：不管单位和个人均需先到收发室查阅报刊目录再将需要订购的报刊代号名称出版日期单价订购份数期数填写清楚交收发员核对算价确认无误后当面缴款开票公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托罢手续归口管理报刊公费订购的单位除按上述规定填写预订单外还须填写报刊分发清单具体写明各种报刊分发到哪些单位或个人

2、报刊收发

收发员天天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点发现有差错应及时登记并规定补缺退任

收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发不得耽搁延误收发员清点分发报刊时间为小时任何人不得进入收发室

四.公司文献管理规定

（一）总则

第一条为减少发文数量提高办文速度和发文质量充足发挥文献在各项工作中的指导作用特制订本制度

第二条文献管理内容重要涉及上级函电来文同级函电来

文本厂上报下发的