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公司档案及文件管理制度

公司档案及文件管理制度「篇一」

第一条档案的定义与范围

档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等

活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资

料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第二条档案管理的原则

档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管

理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于

及时利用,维护档案文件的完整与安全。

第三条档案管理的责任部门和责任人

公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公

司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理

员进行工作指导、监督和检查;

各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和

检查。

第四条归档的范围

1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料

(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);

2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;

3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖

惩以及公司的规章制度);

4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;

5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;

6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复;

7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;

8.公司法律事务管理方面的文件材料;

9.公司各项目的技术图纸等资料;

10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;

11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本

等);

12.公司历年获奖资料。

第五条归档要求

整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料

整理成册)。

1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文

件内容进行归档。

2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按

项目、内容或文件形成时间,系统的排列。

3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期

(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存;

（2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

（3）凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写

《案卷总目录》。

第六条过程管理

属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月

初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得

据为已有。

第七条档案销毁规定

公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资

料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档

案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属

部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经

理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上

签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公

司档案员留存,以便备查。

部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写

《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程

序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。

第八条档案借阅

1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐

级审批,经总经理同意后方可借阅。

2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单

时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。

3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、

划