档案管理相关制度样本.docVIP

档案接收制度

一、接收时间及程序

1．在研究课题结束后第二年7月底前归档。归档前，应先到科技处取回本组科研准备阶段管理文件，到综合档案室取归档说明书、课题卡、案卷卡，填好后（签字手续完备）会同本组材料进行分类（一个课题一套材料，试验统计本应按课题分别统计，不得多课题任务内容记在同一统计本上）整理后由兼职档案员到综合档案室立卷并办理移交手续。每十二个月11月、12月不接收科研课题归档工作，其它档案照常接收。

2．机关各部门每十二个月六月底前将预立卷文件材料移交综合档案室。

3．基建项目在完工验收后六个月内归档。

4．大型仪器设备在验收后归档。

5．会计档案每十二个月十月底以前归档（保留两年后）。

6．刊物档案每十二个月年底前立卷归档。

7．声像档案每十二个月六月底前归案（录音、录像、题辞、照片）。

8．逝世五年后人事档案每十二个月六月底前归档。

9．硕士毕业论文在答辩后归档。

10．公开发表论文每十二个月三月二十日前归档。

11．专利档案由科技处每十二个月一月底前归上年度形成专利材料。

二、立卷人认真填写移交目录，立卷人和接收人应在移交目录上鉴字，各保留一份（移交目录表由综合档案室提供）。

目???录

1、档案管理制度

2、档案库房管理制度

3、档案归档制度

4、档案保管制度

5、档案收集制度

6、档案整理制度

7、档案立卷制度

8、档案借阅制度

9、档案保密制度

10、档案统计制度

11、档案销毁制度

12、会计档案管理制度

13、科研档案管理制度

14、设备档案管理制度

15、基建档案管理制度

16、声像档案管理制度

17、信用档案管理制度

18、电子档案管理制度

19、档案室“四参与”工作制度

档案管理制度

一、为加强学校档案管理，依据《档案法》和科技机关档案目标管理要求，结合本校实际，制订本制度。

二、对在学校范围内进行党群工作、行政管理、教学管理、教学科研、基础建设、设备仪器、学籍管理、会计等各项工作中形成含有保留价值文件材料(包含文件、统计、图纸、图表、报表、照片、录音、录像带等)进行搜集、整理、归档、保管和提供利用。

三、加强安全保密工作，维护档案安全，预防发生失、泄密事件。

四、负责档密日常借阅、信息咨询和技术服务，编制必需案卷目录、检索工具，为正确、立即地提供利用发明条件。

五、归档范围：实施《山东省济南卫生学校档案分类编号实施措施》及《档案分类主表、保管期限表》。

六、归档基础要求：

1．凡归档文件材料，必需是真实反应一项工作或活动全部过程成套材料，组成标准保管单位(卷)，并编写目录，划定保管期限及密级，经项目责任人或相关领导审核后，办理归档手续，移交档案室。

2．归档文件材料，必需用毛笔、钢笔书写或打印。书写时必需用碳素或蓝黑墨水。图纸要求线条和文字清楚。

七、归档时间：

1．各职能部门兼职档案员平时应做好文件材料搜集和积累，党群工作类和行政管理类、教学管理类等需归档文件材料，年底整理好，于第二年三月份移交综合档案室，由档室负责立卷归档。

2．科研人员在完成一项科研课题后，两个月内由各科兼职档案员按学校归档范围，向档案室移交全部科研文件材料。

3．基建办公室，在完成一项施工任务后，两个月内由基建办公室兼职档案员按归档范围，向档案室移交全部完工文件材料。

4．会计档案由兼职档案员，在年初负责组织立卷工作，在会计室保留十二个月后，再向档案室移交。

5．设备档案在设备、仪器开箱时，由使用部门会同相关科室、档案人员共同清点、登记上账，填写人库清单，文件材料原本由档案室接收存档，复制一份交使用部门。

档案库房管理制度

一、为加强档案库房科学管理，最大程度地延长档案寿命，有效地为学校各项工作提供信息，依据本校实际制订本制度。

二、严格遵守党和国家相关档案安全、保密等相关要求。

三、档案柜排列整齐、规范，档案柜和墙壁保持一定距离(大于10cm)，便于通风、降温、去湿。

四、库藏档案必需按形成规律和分类科学排架，便于查找利用。

五、定时对库房进行清理查对，做到账物相符。

六、库房内每十二个月更换一次防虫药品、预防虫、霉损坏档案。

七、档案入库时要进行除尘处理，档案在任何情况下应避免阳光直射，如有外窗时必需备有窗帘作为遮阳方法。

八、常常保持库内整齐通风，做好温、湿度统计，库温保持在14-２４℃，改变幅度不超出±2℃。相对湿度控制在45-60%，改变幅度不超出±5%。

九、库房内严禁烟火，不准存放易燃易爆物品、花草、杂物等，做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防污染等工