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合同档案管理制度

一、总则

1.为规范公司合同管理，确保合同档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据公司实际情况，特制定本《合同档案管理制度》。

2.本制度适用于公司各部门在合同签订、履行、变更和终止过程中形成的各类合同档案的管理。

二、职责与分工

1.合同管理部门：负责合同档案的收集、整理、归档、保管和借阅等工作，确保合同档案的完整性和安全性。

2.各部门：负责本部门合同档案的初步整理，及时将合同档案移交至合同管理部门。

三、合同档案的收集与整理

1.合同管理部门应根据公司业务需求和合同约定，制定合同档案收集清单，明确收集范围和时限。

2.各部门在合同签订、履行、变更和终止过程中，应及时收集、整理相关合同档案，确保档案的真实、完整和准确。

3.合同档案应包括合同文本、附件、补充协议、履行过程中的相关文件、凭证等。

四、合同档案的归档与保管

1.合同管理部门应按照国家档案法规和公司档案管理规定，对收集到的合同档案进行归档。

2.合同档案应按照分类、编号、装订等要求进行整理，确保档案的有序性和易查性。

3.合同档案应存放在专用档案室或档案柜中，确保档案的安全和保密。

4.合同管理部门应定期对合同档案进行清点、检查和维护，防止档案的丢失、损坏和泄密。

五、合同档案的借阅与利用

1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案时，应填写借阅申请，经本部门负责人审批后，向合同管理部门借阅。

2.借阅合同档案的人员应严格遵守借阅规定，不得擅自复制、涂改、拆散、转借或损坏档案。

3.合同管理部门应定期对借阅情况进行统计和分析，为公司的业务决策提供支持和参考。

六、合同档案的销毁与移交

1.合同档案达到销毁期限时，合同管理部门应按照国家档案法规和公司档案管理规定，对档案进行鉴定和销毁。

2.销毁合同档案时，应确保档案的彻底销毁，防止信息泄露。

3.如公司发生合并、分立、撤销或解散等情形，合同管理部门应按照公司有关规定，做好合同档案的移交工作。

七、监督与考核

1.合同管理部门应定期对合同档案管理制度的执行情况进行检查和监督，发现问题及时整改。

2.公司应建立合同档案管理工作考核机制，对合同档案管理人员的工作进行定期考核和评价，激励其提高档案管理水平。

八、附则

1.本制度由合同管理部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起执行，原有相关制度与本制度不符的，以本制度为准。

合同档案管理制度（1）

第一章总则

第一条为规范公司合同管理，保证合同档案的完整性、安全性和可追溯性，提高合同管理的效率和水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同的档案管理工作，包括合同的订立、履行、变更、解除、终止及归档等各个环节。

第三条合同档案管理应遵循真实、完整、安全、保密、便捷的原则。

第二章合同档案的归档范围与要求

第四条合同档案归档范围包括但不限于以下内容：

1.合同正本及附件；

2.合同订立过程中的谈判记录、会议纪要、往来函件等；

3.合同履行过程中的验收报告、付款凭证、发票等；

4.合同变更、解除、终止的相关文件；

5.与合同相关的其他重要文件和资料。

第五条合同档案应以纸质和电子形式同时保存，确保档案的双重备份和安全性。

第六条合同档案应按照项目、时间、类型等要素进行分类，并编制目录，方便检索和查阅。

第三章合同档案的归档流程

第七条合同档案归档流程如下：

1.合同经办人在合同签署完成后，应将合同档案整理齐全，并填写《合同档案归档清单》；

2.合同经办人将整理好的合同档案及《合同档案归档清单》提交给档案管理部门；

3.档案管理部门对提交的合同档案进行审核，确认档案完整、真实、无误后，办理归档手续；

4.档案管理部门将归档的合同档案录入电子档案管理系统，确保电子档案与纸质档案的一致性；

5.档案管理部门定期对合同档案进行清查、整理，确保档案的完整性和安全性。

第四章合同档案的保管与利用

第八条合同档案应存放在防火、防潮、防盗、防虫蛀的专用档案室或档案柜中，确保档案的物理安全。

第九条档案管理部门应建立严格的档案借阅制度，对借阅合同档案的人员进行登记，并明确借阅期限和用途。

第十条借阅合同档案的人员应妥善保管档案，不得私自复制、涂改、损毁或丢失档案。借阅期满或用途完成后，应及时归还档案。

第五章合同档案的保密与销毁

第十一条合同档案涉及公司商业秘密和重要信息，应严格遵守保密规定，不得随意泄露或向外部人员透露。

第十二条合同档案的销毁应按照国家有关法律法规和公司规定进行，未经批准不得擅自销毁档案。

第六章附则

第十三条本制度由公司档案管理部门负责解释和修订。

第十四条本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

合同档案管理制度（