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合同管理办法

1.范围

为加强公司合同管理工作，规范公司合同签订、履行的各项行为，明确合同管理中相关方的责任，预防和及时解决合同争议，规避合同风险，提高公司合同管理水平，根据《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）、局合同管理相关规定，结合公司经营需要，制定本办法。本办法适用于公司对外签订的一切经济合同的管理。

2.术语和定义

2.1公司对外经济合同：包括主合同、衍生合同、其它合同。

1）主合同包括：工程承包施工合同、专业承包施工合同、承揽加工合同；

2）衍生合同包括：对外分包施工合同、劳务分包合同、材料（设备）采购合同、机具（设备）租赁合同等；

3）其它合同包括：办公用品采购、计算机软硬件及耗材采购、公司机械设备采购、技术合作开发、技术服务、战略合作、企业宣传等。

2.2索赔：在合同履行过程中，合同一方当事人因非自身原因，而是属于对方过错或对方的风险责任所造成的实际损失，按照合同程序凭证证据向对方提出经济或时间补偿。

2.3合同风险：是在合同签订、履行、劳务分包、重大变更、重大索赔、合同争议、解除及合同转让过程中的可能产生的各种不确定性对项目经营目标带来的影响。

3.职责

3.1纪察审计部：是公司总部合同归口管理部门，负责建立公司总部采购合同台帐，对公司总部合同的订立、履行、变更、解除和争议处理依工作职责进行管理、指导和监督。

3.2公司总部各部门：负责本部门业务范围内各类采购合同的前期市场调研、签订和履行。

1）经营开发部：负责施工主合同在招投标、合同签订阶段的管理。

2）施工计划部：负责施工主合同在履约阶段的管理；负责项目经营承包合同、对外工程分包合同、劳务分包合同的管理；负责技术合同开发、技术服务合同的管理。

3）物资设备部：负责材料（设备）采购、机具（设备）租赁合同的管理。

4）人力资源部：负责劳动合同的管理。

5）综合办公室：负责办公用品采购、计算机软硬件及耗材采购、房屋租赁、管理体系认证等合同的管理。

3.3项目经理部：是全面履行主合同、衍生合同权利和义务的主体，接受公司职能部门的监控管理。

3.4合同管理员：

公司各职能部门应指定一名专职或兼职人员为本部门合同管理员，其职责为：

1）登记、保管合同文件原件，以及与合同有关的函件、电子邮件、传真、图表等资料；

2）及时向领导和合同管理部门报告合同履行过程中双方出现的重大问题和违约情况；

3）在合同履行完毕后三个月内，将全部合同原件整理立卷，经本部门负责人审阅签字后，移交档案管理部门归档。

3.5合同承办人：

公司各职能部门具体承办有关合同订立和履行的业务人员为合同承办人，其职责为：

1）负责对合同相对方资信状况、履约能力的调查；

2）具体负责所承办合同的谈判和订立；

3）提请合同管理机构审查合同；

4）负责跟踪合同的履行；

5）及时向合同管理部门通报合同在履行中发生的问题，必要时可直接向主管领导汇报；

6）依法参加对承办合同争议的协商、调解、仲裁或诉讼。

4.工作流程

4.1流程名称：合同管理流程

4.2流程编号：LC.A-JS.2-12

4.3流程概述：合同管理流程包括合同拟定与审批、合同签订与交底、合同履行与监督、合同变更与索赔、合同风险管理、合同争议的处理、合同归档与管理改进等七个环节。

5.管理规定和要求

5.1总则

合同管理是企业管理的重要环节之一，必须依法严格管理，防范违约发生，强化索赔意识。坚持“认真评审、谨慎签约、全面履行、维护权益”的原则。做到诚实守信、依法经营。公司合同管理实行统一归口，分类管理模式。

5.2合同的拟定与审批

5.2

合同的前期调查由承办部门负责，但订立重大、复杂的合同，承办部门应成立合同的前期调查小组，进行合同的前期调查工作。合同前期调查小组由熟悉合同业务的专业人员和法律、财务人员组成，必要时可聘用所需的专业人员。

5.2

公司总部各业务部门可根据前期调查，采取邀请议价形式谈判签订合同，但大宗采购合同必须通过招投标形式订立。

5.2

承办部门负责起草合同文本，所起草的合同应符合国家行政管理机关制定的格式文件或招标单位规定的格式文本、或局合同范本。没有上述文本的，由承办部门根据《合同法》规定的合同必要条款和具体项目的商务谈判条件拟定合同文本。

5.2.4

5.2.4.1

1）主合同的评审工作由公司经营开发部负责牵头，组织施工计划部、安质环保部、物资设备部、财务管理部、人力资源部、纪察审计部、综合办公室等相关部门及相关分管领导参加主合同的评审工作,评审的具体内容及评审表(见表JS-38)。主合同的评审工作应在工程项目中标后，7个工作日内完成。

2）合同主体资格的评审

a)审查业主的工商注册情况，营业执照及年检情况，经营范围并了解其主体的合法性；