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档案整理跟我学之文书档案整理

文书档案的整理文件归档过程有严格的程序，可概括为八个步骤，按程序操作就能简便易行、水到渠成。第一步件的确定件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但实践中文件的情况很多，要用以下标准来确定件。文件正本与定稿为一件（定稿不易装订的也可单独作为一件）；正文与附件为一件（如附件数量较多也可各为一件）；原件与复制件为一件（对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件，要复制后与原件一起归档）；转发文与被转发文为一件。

文书档案的整理一本会议记录、介绍信存根应作多件处理（整本会议记录、介绍信存根不必拆开，以每次会议记录、每份介绍信各作为一件）。

文书档*成套的会议材料各为案的整理一件（一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档）。*最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。*重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改稿的,应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。

文书档案的整理定稿：用计算机打印的定稿，无论定稿上有无重要修改手迹、领导批示，均应归档；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，须多打一份作为定稿与正文和发文稿纸为一件归档。发文稿纸：栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸，与正本、定稿一并归档。文件处理单：正文与文件处理单为一件；不论有无领导批示内容、有无处理结果的文件处理单，均应与文件一起归档。来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；这样是为整理此类文件节约了工作量，但在此后的编目中文件题名应写批复的题名，在后面要注明（附请示、报告、函）。

文书档案的整理﹡经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；——这样处理能将办文复杂的来文、复文更好地处理，便于检索。﹡报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；——充分尊重和利用原来的基础。运用文档一体化管理软件的单位应建立二级目录，即进入二级目录界面，输入每份报表、名册的题名+单位名（人名）。

文书档案的整理﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。

文书档案的整理第二步文件的修整整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠。修裱：对破损纸张进行修补或托裱。复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。

文书档案的整理大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。

文书档案的整理第三步装订归档文件经修整后要按件装订。装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订，一般订两只钉就够了。不锈钢钉装订方式

文书档案的整理较厚的文件采用三孔一线的装订方式。注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。

文书档案的装订时注意件内文件的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，整文件处理单在前，正文在后。理

文书档案的整理第四步分类排列对照本单位制订的分类方案进行归类排序（分类方案的制订另行表述），归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。因故未及时整理适用于内设机构较多的大单位归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。适用于小单位最常用的分类方案有：保管期限——年度保管期限——年度——机构（问题）类目（问题）——年度——保管期限适用于企业

文书档案的整理将同一全宗内需归入文书档案的文件材料，按文件生成年度为单位进行分类整理。分类排列工作步骤如下：严格按照国家档案局颁发的机关文书档案保管期限表而制订的本单位文书档案保管期限表，按永久、30年、10年区分保管期限。同一期限的文件按事由结合时间排列。事由：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工作内容。

文件的排列：文书档案的整理①按“保管期限—年度”分类