标准化文件撰写课件.pptVIP

标准化文件撰写没有规矩——不成方圆！制定：曹如进

拉马的炮兵n一位年轻有为的炮兵军官上任伊始，到下属部队视察其操练情况。他在几个部队发现相同的情况：在一个单位操练中，总有一名士兵自始至终站在大炮的炮管下面，纹丝不动。n军官不解，究其原因，得到的答案是：操练条例就是这样要求的。军官回去反得查阅军团事文献，终于发现，长期以来，炮兵的操练条例仍因循非机械化时代的规则。n站在炮管下的士兵任务是负责拉住马的缰绳（在那个时代，大炮是马车运载到前线的），以便在大炮发射后调整由于后坐力产生的距离偏差，减少再次瞄准所需要的时间。n现在大炮的自动化和机械水平很高，已经不再需要这样一个角色了，但操练的条例倒没有及时地调整，因此才出现了不拉马的士兵。军官的发现使他获得国防部的嘉奖。

目录n文件的目的与意n文件架构n文件写方法n文件管理n文件施与

一、系统化的管理平台理念共振（老板意识）管理团队（左膀右臂）运作体系（制度、规矩）考评激励（企业文化）监控机制（适时控制）

二．文件的重要性标准化文件体系在各种体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：（1）符合标准要求在ISO9001和TS16949及ISO14001的条文中，均要求组织“建立并保持书面的体系，以全面满足此标准的要求”。（2）工作的依据建立文件体系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。

二．文件的重要性（3）提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日常工作，不断地完善管理和技术的要求。（4）防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成动作上的因难。（5）改善人际关系由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。（6）员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。

三．公司文件的架构（一）目前建立的文件体系，一般企业均将文件架构分为四个层次，即：一阶文件：规定/手册二阶文件：制度/办法/程序三阶文件；工作指导书四阶文件：表单或表格但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即：一阶文件：手册二阶文件：制度/程序/工作指导书三阶文件：表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等。

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一、文件的分类按管制方式分：n受控文件：对发行/使用/保管/作废等需控制的。如：制度、规定、手册/、办法、程序/指导书、工作指引/表单、图纸、外来文件）n非受控文件：临时性或补充性的。（通知，公告、内部要求，培训教材）按内容分：n技术标准（图纸/QC工程表/外协标准）n工作标准（操作指导书，检验指导书）n管理标准（制度/办法/程序）按来源分：n公司文件n外来文件（国际标准/国家标准/团队标准/客户要求）我们重点在管理公司内部受控文件

二、文件结构图规定/手册：阐述公司的大政方针,纲领性策略性文件一阶制度/办法/程序：规范工作顺序、职责与实施方法，流程性管理文件二阶三阶四阶工作指引/作业指导书：规范如何完成作业的方法，指导性文件表单/记录/作业标准：管理活动所产生的结果，验证性文件外来文件也是需要管制的，但因为其特殊及不可预测性，故放在第四阶文件中规范

二．文件体系的架构（二）文件架构的说明1．规定/手册对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，规定/手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。2．办法/程序程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。

二．文件体系的架构3．工作指引/工作指导书工作指导书是工作的明确指示，它详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作.4．表单格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。其他文件：技术标准与管理标准：技术标准(图纸、品质计划、QC工程表、检验标准、操作标准、保养