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会议室管理制度

1.引言

本文档旨在规范公司内部会议室的使用和管理，提高会议室的利用率和管理效率。会议室作为重要的沟通和决策场所，对于公司的运营至关重要。因此，为了保证会议的顺利进行，减少资源浪费，制定本管理制度。

2.会议室的分类和规格

为了满足不同场景的需求，公司根据会议室的规格和功能对其进行了分类。会议室分为大型会议室、中型会议室和小型会议室。

大型会议室：适用于举行大规模会议、培训和展示活动等，容纳人员超过100人。

中型会议室：适用于中小规模会议、项目讨论和汇报等，容纳人员在30-100人之间。

小型会议室：适用于小型会议、团队讨论和日常工作等，容纳人员在10-30人之间。

3.会议室的预定和使用

3.1预定流程

任何员工都可以预定会议室，但需提前至少一天预定。

员工需填写预定申请表，包括会议室名称、预定时间、预计参会人员等信息。

申请需经部门主管批准后，方可生效。

3.2优先级规定

高级管理人员的会议具有优先权。

公司重要会议具有优先权。

长期会议（超过2小时）具有优先权。

3.3会议室使用

开始使用会议室前，使用人员应提前10分钟进行准备。

会议结束后，使用人员应及时清理并恢复会议室原状，包括清理白板、关闭投影设备等。

若会议延时，需提前向后续使用人员做好沟通。

3.4会议室监管

会议室负责人负责会议室的管理和监督。

定期检查会议室设备是否完好，如发现故障应及时报修。

监控会议室的使用情况，对违反规定的行为进行记录和处理。

4.预防措施

4.1设备预防

会议室设备应定期检查和维护，确保正常使用。

为各会议室配备设备维修指南，使用人员可按照指南操作。

4.2保密措施

禁止随意拍照或录音。

禁止将会议内容泄露给无关人员。

已参会人员需保护会议资料的安全性。

4.3紧急情况处理

发生紧急情况时，使用人员应立即撤离会议室，并按照公司紧急预案进行适当处置。

保持通信设备畅通，以备不时之需。

5.违规处理

对于违反会议室管理制度的行为，公司将采取相应的处理措施，包括但不限于：

警告：口头或书面警告，并进行记录。

扣除绩效：对重大违规行为进行绩效扣除。

禁止预定：对一段时间内多次重复违规的人员，禁止预定会议室。

处理通报：将违规情况通报至上级领导。

6.结语

本文档为公司内部会议室管理制度，所有员工都必须遵守。会议室作为重要的企业资源，准确高效地使用和管理会议室对于工作效率和团队合作至关重要。公司将不断完善会议室管理制度，并及时进行修订和优化，以适应公司发展的需要。