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监察审计文件

关于物业公司四项目管理部

收费管理的审计报告

审报字(2007)第02号

按照集团公司年度审计计划，并经主管领导批准，由监察审计部组成审计小组，对物业公司下属四项目部的收费内部控制管理制度、流程等进行审计。

本次审计重点是对现有的各项收费内部控制的完整性、严谨性;以及2006年度、2007年度前三月的收费情况进行了审计。我们采取了对收费岗位人员的访谈了解、收费流程的实地察看、抽查原始凭据、财务账与收费台账核对等我们认为必要的审计方法及审计程序。

本次审计的范围包括:客服部门、工程部门、安全部门收费台账、收费流程，以及财务部门的会计账簿、凭证、经济合同等资料，本次审计的数据除特别提示外的截止日是2007年3月31日。

下面分别将四项目的审计结果及审计建议汇报如下:

第一部分##物业管理部收费情况

一、##项目收费项目的基本情况

##项目收费可分四类:自营收费、分成收费、代收代支款、暂收押金，详细项目如下表:

分类项目

物业费、车位管理费、加密费、小时工费、装修管理费、垃圾消纳费、异

型卡、绿卡、计时卡、成人计次票、儿童计次票、游泳卡、中水费、底商自营收费物业费、底商空调运营费、底商中水、资源回收、停车场临停、消防泄水

费、消防点位增容费、消防违约金、有偿入户维修费、暖气泄水费、电气

增容费、装修违约金、游泳培训费、健康信息咨询、工本费

供暖费、底商供暖费、底商热水费、热水费、直饮水、一期洗车、二期洗分成收费

车、聚众传媒广告费、框架广告、车位租金

代收代支款自来水费、底商水费、底商电费

暂收押金直饮水水扣押金、装修押金、有缘卡押金、底装修押金出入证押金、场地

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押金、灭火器押金

下图为现有收费的基本流程图，其中红色部分为本次审计建议修正和增加部分，兰色线条为现金流方向，黑线条为票据和记录的方向，虚线条为核对工作:

业主或客户

会所前台:工程人员:安全部:小时工:

记时卡入户维修费临时停车费小时工费

原始票据

楼管员收款员:

所有收费

原始票据日记账台账(应收款)

核对

出纳员:

所有收费日记账

原始票据

核对

现金库

银行存款库

核对

明细账

记账会计:

所有收费日记账

二、本次审计发现的问题

1(收费单据无连续编号

现行用于直接收费的单据，如入户工程维修单、游泳计时卡收费通知单等直接收费的凭单，均无事先连续编号，不能控制收费单据和所收钱款完整地交到收款处。各入户维修工人均可领用整本入户维修单空白单据，如接到维修指令后，入户后根据现场情况填写维修单，与客户确认收费金额后，开始维修工作，完成后，由维修工人收款，客户签字。然后维修工人将维修单和钱款上缴给收款处。由于此维修单无

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连续编号，因此上缴票据时不能检查出该票据是否与上次连续，不能控制其完整性。

经检查2007年3月的工程维修日报记录和财务维修费明细账，3月15日工程部记录是收费70元，而财务收费是40元，少工程记录的5-1002的维修费30元;3月18日工程记录是40元，财务记录是35元，少工程记录的10-4-101的维修费5元。

与工程入户维修单相同道理，会所前台售计时卡时，使用的收费通知单无连续编号。抽查2007年3月财务会计记录与会所卡使用台账，会所售出卡收费均缴纳至收款处，但缴纳未做到及时。如27日、28日、31日的售卡收入未在本月上缴。

2(发生数量较大的同类交易，未使用专用收据。

发生数量较大的同类交易，为了保证记录清晰，易查询核对，应使用专用收据。如物业费、供暖费。物业费和供暖费属于频繁大量发生的业务，但无专用收据，与其他业务混合使用。在台账不健全、收费系统不完善的情况下，如出现数据错误，难以查清原始数据。

3(重要不相容职务岗位人员未分离

客服收款员(行政隶属于客服部，专业上隶属于财务部)负责现金收款的同时，又记录收付日记账、录入收费台账(收费系统账)。

每日以收付日记账进行交接，报财务部门。财务部门只是被动接受收款员的记账信息，不能定期检查其交接的完整性。

经我们对供暖费台账(收费系统账)与会计明细账核对后，发现有相互不一致的记录，这表明每日日记帐与台账(收费系统账)有不一致之处。即会出现实际缴款额与台账(收费系统账)记录有不一致之处(详细见报告第四部分)。

4(岗位间相互稽核无过程记录，导致错误发生。

部门中各岗位之间、各部门之间，应建立对关键控制点的稽核流程，并保留复核记录，如工程维修费的收取记录和台账记录的复核、临停收费收取记录和台账记录的复核、会计凭证的复核等。

上述第1种情况中，工程维修收费日报记录与会计记录有差异，