采购业务流程与管理制度.ppt

采购业务流程与管理制度2023-11-09

采购业务流程采购管理制度采购风险管理与控制采购绩效评估与改进案例分析contents目录

01采购业务流程

采购申请需求部门提出采购申请领导审批采购申请下达采购任务给采购人员采购部门审核采购申请

采购人员收集供应商信息与供应商进行谈判和沟通签订供应商合作协议对供应商进行考察和筛选供应商选择

询价、报价采购人员向供应商发出询价单选择合适的供应商并发出采购订单供应商报价给采购人员采购人员对报价进行比较和分析

与供应商签订采购合同合同签订确保合同条款清晰明确对合同进行审批和备案确保合同执行和监督的有效性

01根据合同要求下达采购订单给供应商订单下达02跟踪订单执行情况03对订单交货期进行控制和管理04确保订单的质量和数量符合要求

到货验收对供应商发来的货物进行检查和验收对合格货物进行入库和登记管理对验收情况进行记录和报告对不合格货物进行退换或索赔处理

根据合同约定对供应商进行付款结算确保付款金额和方式的准确性对付款情况进行记录和报告对结算数据进行核对和确认付款结算

02采购管理制度

制定采购计划根据企业年度经营计划，制定相应的采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、质量要求等。审核采购计划由相关部门对采购计划进行审核，确保采购计划的合理性和必要性。调整采购计划根据实际需求和市场变化，及时调整采购计划，确保采购计划的灵活性和适应性。采购计划管理

对潜在供应商进行资质审核，包括企业实力、信誉、产品质量等方面。供应商管理供应商资质审核根据供应商的综合实力和合作历史，将供应商分为优质、一般和劣质三个等级，优先选择优质供应商。供应商分类建立良好的供应商关系，定期进行沟通与交流，及时解决合作过程中的问题。供应商关系维护

在确定供应商后，双方签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同签订严格按照合同要求执行采购任务，确保按时按质完成。合同执行如需变更合同内容，需双方协商一致，签订书面变更协议。合同变更合同管理

根据采购物品的性质和用途，制定相应的质量标准和验收标准。质量标准制定对采购物品进行质量检验，确保符合标准和要求。质量检验对不合格的采购物品进行退货或换货处理，保证采购物品的质量。不合格品处理采购质量管理

采购价格管理市场调研了解市场行情，收集相关产品的价格信息，为制定采购价格提供参考。询价议价与供应商进行询价和议价，争取以合理的价格购买优质的物品。价格审核对采购价格进行审核，确保采购价格的合理性和公平性。

预算编制根据企业年度经营计划和采购计划，编制相应的采购预算。预算调整如遇特殊情况需要调整预算，需按规定程序报批。预算执行严格按照预算执行采购任务，确保不超预算。采购预算管理

03采购风险管理与控制

供应商风险供应商供应不及时由于供应商的生产能力、管理等问题，导致不能按时交货，影响了企业的生产和运营。供应商产品质量问题供应商的产品质量不符合要求，导致企业生产的产品存在质量问题，影响了企业的声誉和客户满意度。供应商选择不当选择供应商时，没有进行全面的评估和审核，导致供应商的资质、能力和信誉不符合要求，增加了采购风险。

产品质量风险在采购过程中，没有明确产品的质量标准和要求，导致采购回来的产品不符合企业的要求，增加了企业的成本和风险。产品质量标准不明确在采购过程中，没有进行严格的质量检测，导致不合格的产品流入企业生产环节，影响了企业的生产效率和产品质量。产品质量检测不到位

合同条款不明确在签订合同时，没有明确各项条款和细节，导致合同履行过程中出现争议和纠纷，影响了企业的正常生产和交货。合同履行不规范由于供应商或其他合同方的违约行为，导致合同无法正常履行，给企业带来了损失和风险。合同履行风险

库存管理不当由于库存管理不善，导致企业生产所需的原材料、零部件等物资短缺或过剩，影响了企业的生产和交货。库存积压严重由于采购过多或产品更新换代等原因，导致库存积压严重，增加了企业的成本和风险。库存风险

VS在采购过程中，没有严格按照合同约定进行资金支付，导致企业面临资金损失和财务风险。应收账款管理不善由于应收账款管理不善，导致企业无法及时收回货款，影响了企业的资金流动性和经营效益。资金支付不当资金风险

04采购绩效评估与改进

采购绩效评估指标设计采购成本评估采购过程中的成本效益，包括采购价格、运输成本、储存成本等。采购质量评估所采购物品或服务的质量，如产品合格率、交货准时率等。供应商管理评估供应商的管理水平，如供应商合作态度、合同履行情况等。采购效率评估采购流程的效率，如采购周期、库存周转率等。

采购绩效评估实施制定评估计划收集相关数据，包括采购订单、合同履行情况、供应商反馈等。数据收集数据分析结果反评估结果反馈给相关部门和供应商，以便采取改进措施。明确评估目标、评估对象、评估时间等。对收集的数