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国企文件材料归档及保管期限的规定

1总则

公司档案是公司生产经营活动中形成的一种真实历史记录，是信息流的组

成部分，是信息工作的一项重要内容。属于存储的固定信息范畴。

按照公司文件材料系统地收集归档，保证完整齐全，利于档案信息科学管

理和开发利用的要求，特就公司文件材料的形成、积累、归档和保管过程作出

规定。

2文件材料归档要求与工作程序

2.1归档文件材料，应符合完整性、准确性、系统性的要求，必须经过系

统的整理和编目，线条清晰，字迹清楚，纸质优良，签署完备。

2.2为确保归档材料的完整和质量，在材料归档前，应填写“文件材料归

档审核表”随同档案材料一起交档案部门。

2.3文件材料归档时，档案管理人员应认真检查文件的质量，交接双方必

须在移交清单上签字、盖章。移交清单一式两份，一份存档案部门，一份留移

交部门。

2.4文件材料归档的质量保证措施

2.4.1产品试制、科研课题研究、基建工程或其他技术项目活动过程中的

文件材料，平时应由项目负责人或责成专人组织积累、整理和归档。项目周期

短的应在完成、鉴定、验收后两个月内组织归档；项目周期长的，可分阶段归

档。凡是设备随机所附文件，应在开箱后立即归档，再提供利用。关于上述项

目以外须归档的文件材料，应由各职能部门责成专人组织平时积累、整理，在

次年四月份前提交档案部门归档。

2.4.2工作人员因公外出参观学习、考察和参加上级有关业务会议所得的

具有查考利用价值的文件材料，须交总经理办公室按文书处理程序统一上呈、

下达、归档。

2.4.3负责组织新产品和科技成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验

收的相关职能部门必须通知档案部门一起参加上述活动。

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2.4.4文件材料的形成、积累、组卷和归档工作，要列入各职能部门管理

工作程序和有关人员的岗位责任制。

2.4.5产品和基建工程创优、科研成果评奖，有关部门必须主动做好文件

材料归档，并经档案室签署意见。

2.4.6引进国外的科技资料，凡由国外直接寄来的，首先由档案室接收登

记；凡是由出国人员带回来的，首先向档案部门移交，然后再复制供翻译和借

阅利用。

2.4.7档案部门负责对各部门文件材料的形成、积累、组卷和归档工作进

行业务指导、监督和检查。

2.5文件材料归档份数，一般是一式一份；对经常查阅使用的科技文件材

料，应归档一式两份(有底图的一式一份)，其中一份供日常借阅利用；基建工

程文件材料凡需向上级档案机构归档的，亦应归档一式两份。

3文件材料的保管期限和划定保管期限的原则

3.1文件材料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管为五十年

以上，长期保管为十五年以上至五十年(含五十年)，短期保管为十五年以下(含

十五年)。

3.2文件材料对国家、社会、行业、公司有长远利用价值和保存价值的，

其保管期限为永久。

3.3文件材料对公司在较长时期具有利用价值的，其保管期限为长期。

3.4文件材料对公司在短期内，具有利用价值的，其保管期限为短期。

3.5会计档案保管期限分列如下：永久保管期限为二十五年以上，长期保

管期限为十五年至二十五年(含二十五年)短期保管期限为十五年以下(含十五年)。

3.6公司文件材料的保管期限，应由有关领导、项目负责人或档案管理人

员根据划分保管期限的原则和保管期限表直接划定。

4文件材料归档范围及保管期限

文件材料归档范围及保管期限按下列规定执行：

表1党群工作类文件材料归档范围及保管期限表

表2行政管理类文件材料归档范围及保管期限表

表3经营管理类文件材料归档范围及保管期限表

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表4生产技术管理类文件材料归档范围及保管期限表

表5产品类文件材料归档范围及保管期限表

表6科学研究类文件材料归档范围及保管期限表

表7基本建设类文件材料归档范围及保管期限表

表8设备仪器类文件材料归档范围及保管期限表

表9会计类文件材料归档范围及保管期限表

表10人事类文件材料归档范围及保管期限表

（详见附表）

表1党群工作类文件材料归档范围及保管期限表